【お悩み】から紐解く、プロジェクト
収支管理の問題と取り組むべきこととは?

広告や制作に携わる企業様では「プロジェクト収支管理」に課題を感じていることはないでしょうか?
弊社に寄せられるお問い合わせの中に、次のようなプロジェクト収支管理についてのお悩みを多くいただいております。

お悩み

プロジェクトごとの収支管理ができていない

プロジェクトが完了しないと収益を把握することができない

リアルタイム収支の把握に手間がかかる

本コラムでは、プロジェクトベースでお仕事をされている企業様からよくいただく上記のお悩みをベースに、プロジェクト収支管理の基礎から取り組むべきことを解説してまいります。

目次
1.プロジェクト収支管理とは
2.プロジェクト収支管理の重要性
3.プロジェクト収支管理のよくあるお悩みと問題点
4.プロジェクト収支管理を行うために
5.まとめ

1.プロジェクト収支管理とは

プロジェクト収支管理とは

プロジェクト収支管理とは、プロジェクトごとの売上や原価、経費などをまとめて収支を管理することです。
プロジェクト収支管理の基本的な活動は大きく分けて3つに分類されます。

まず1つ目は「プロジェクト収支計画」です。
プロジェクト収支計画はプロジェクト全体の予算を組むだけではなく、マイルストーンごとに発生する収支を計画し、シーン別に収支を細かく管理します。

2つ目は「プロジェクト収支維持」です。
プロジェクト収支計画を立てても計画通りに進むケースは稀です。基準から逸脱した収支を基準となる計画値にできる限り近づけるように対策します。

3つ目は「プロジェクト収支改善」です。
プロジェクト収支維持だけでなく、収支改善にも取り組むことで、赤字プロジェクトは少なくなり、高収益を生むプロジェクトとなります。
具体的には、予算計画の基準値よりも支出のバランスを減らすことを取り組むことが重要となってきます。

利益を出すためには原価や経費、人件費などの管理を行うことがとても重要です。
しかし、広告業や制作、イベント、SP関連などプロジェクトベースのお仕事ですと、1つの売上に複数の原価が紐づくことも多々あり、それらをどう管理していくのかが課題にあるのです。

2.プロジェクト収支管理の重要性

プロジェクト収支管理の重要性

例えばプロジェクトに予期せぬ事態が起こった場合、プロジェクト収支管理ができていれば利益率を確認しながら対処ができますが、収支管理が不十分であれば無駄なコストを増やし、利益率の低下、最悪の場合は赤字に転じてしまうこともあります。
プロジェクト収支管理を行うと冷静な判断ができ、赤字案件防止や適切な人員配置を行うことができるでしょう。
結果、コスト削減。業績の向上に繋がるのです。

3.プロジェクト収支管理のよくあるお悩みと問題点

プロジェクト収支管理のよくあるお悩みと問題点

冒頭でご紹介した弊社にお問い合わせでいただくお悩みをベースに、プロジェクト収支管理ができない理由を解説します。

お悩み

案件ごとの収支管理ができていない

案件が完了しないと収益を把握することができない

リアルタイム収支の把握に手間がかかる

上記のようなプロジェクト収支管理でお悩みを抱える企業様で多く行われている管理方法と、その管理方法から起こる問題点を説明します。
プロジェクト収支管理に課題を抱える企業様は照らし合わせてご覧くださいませ。

<管理方法>
① 売上と原価を別々に管理している
② プロジェクトベースのお仕事にマッチしていないシステムを使用している
③ Excelで全て管理している

<問題点>
①売上と原価を別々に管理している
例えば、売上はシステム、仕入れ原価はExcelというように売上と原価をバラバラで管理をしているケースです。
1つのプロジェクトの情報がまとまっていないため、プロジェクトの収支を把握したい時に集計に手間がかかり、リアルタイムでの収支を把握することができません。
そのため、プロジェクト完了後に収支を見て赤字案件だった、、、という可能性も大いにあり得るのです。

②プロジェクトベースのお仕事にマッチしていないシステムを使用している
使用しているシステムがプロジェクトベースのお仕事にマッチしていないケースです。
自社に合わないシステムを使用しているので、合わない部分をExcelなどで別管理をする必要があり、一元管理ができていないということがよくあります。
同じ情報を様々なシステムに入力を行う二重入力の発生により、入力ミスや漏れの発生が起きてしまいます。
また、各部門が正しく入力せずシステムが機能していないという課題を抱える企業様も少なくありません。

③Excelで全て管理している
最後に、システムは導入しておらず収支管理をExcelで行っているケースです。
自由度の高いExcel管理は便利ではあるものの、取引の量が増えれば増えるほど管理が難しくなります。Excelシートが大量に溜まりデータ管理が煩雑になってしまいます。
また、プロジェクト全体の収支は把握できるが、どの売上に対し原価が紐づいているのかが不明で収支管理がずぼらになってしまいます。
最悪の場合は不正な取引が発生してしまうことも考えられるのです。

4.プロジェクト収支管理を行うために

プロジェクト収支管理を行うために

プロジェクト収支管理を適切に行うためには、どのようなことに取り組んだらいいのでしょうか。
それは、まず現状を把握することです。
現在システムは導入しているけれど、プロジェクト収支管理がうまくいっていない場合は、自社の業種とシステムが合っていないのかもしれません。
どのような管理項目が必要なのか整理し、改善していく必要があります。

また、Excelで管理をしている場合は、システムの導入を検討することも1つでしょう。
その際、自社の業種とマッチしたシステムを選定することで、データの分散を防ぎ効率的に管理を行うことができるのです。

5.まとめ

プロジェクト収支管理を適正に行うためには、現状の把握が重要です。
弊社が長年培ったノウハウをベースに、現状の把握や販売管理のシステム選定に役立つチェックシートをご用意しております。
プロジェクトベースの収支管理に課題を感じている企業様はぜひご参考にしてください。
こちらよりダウンロードができます。



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