予実管理とは？必要性や実施の方法・ポイントをご紹介

予実管理とは？必要性や実施の方法・ポイントをご紹介

予実管理をしたいけれど、どんなふうに進めたらいいのだろうと、悩んでいる企業様。
または、予算を設定してはいるものの、実績値との比較に手間を感じている企業様。

本コラムでは、企業経営にも重要な予実管理の基礎や方法、システムで行う予実管理についてご紹介いたしますので、ぜひご一読ください。

目次

1.予実管理とは

2.予実管理の必要性

3.予実管理のポイント

4.予実管理の方法

└4-1.Excel

└4-2.管理ツール

└4-3.SFA

5.予実管理をツールで行うメリット

6.ADMANでできる予実管理方法

7.まとめ

1．予実管理とは

予実管理とは予算実績管理といい、その名の通り「予算」と「実績」の管理を行うことです。
事前に設定した予算（売上・利益目標）に対し、実績が予定通り積み上げられているのか、比較・分析を行うことができ、企業の経営目標を達成するために重要な管理です。

2．予実管理の必要性

前述にもありますが、予実管理を行うと予算と実績の比較・分析ができるようになります。
設定した予算に対し順調に実績を積み上げられていれば、行っている施策や手法は正しいと判断ができます。
反対に、予算に対し実績が芳しくない場合は、行っている施策や手法を見直す合図となります。これまで現場の肌感や経営者の判断に頼っていた面を定量的な分析ができるようになり、より効果的な施策を打ち出すことが可能となるのです。

3．予実管理のポイント

次に、予実管理を行う上でのポイントです。

●適切な予算設定
予算は高すぎても低すぎてもいけません。
高すぎる予算設定では、社員のモチベーション低下の恐れがあります。反対に低すぎる予算では、企業成長に繋がりません。

適切な予算とは、例えば前年より少し高いくらいの設定が望ましいでしょう。
そのため予実管理を行う場合に、予算・実績に加え前年との比較ができると、前年に対し今期はどうか判断ができるため、さらに分析の精度が上がります。

●月次決算の実施
予算と実績の比較を行うため月次決算を行いましょう。
月次決算の詳細はこちらのコラムにてご紹介しています。

＞＞月次決算早期化のポイント～なぜ月次決算は早期に終わらすことが必要なのでしょうか

月次決算は予算と実績の差異を比較し、大きな乖離があれば原因分析に役立つことができます。
これは早期に行うことがポイントで、遅くなればなるほど詳細な分析ができず大きな損失に繋がりかねません。

設定した予算に対し正しい施策が行えているのかチェックし次の施策につなげるのが月次決算です。

●課題の原因究明を行う
予実管理とは、予算と実績の比較を行うだけではありません。
比較した際に出てきた課題に対し、分析・改善を行います。

例えば「受注数が減少している」と課題が見つかった際にそこで止まらず、なぜ減少しているのか分析をし、仮説を立て検証を行います。

比較→分析→検証を繰り返すことにより、課題の早期解決、設定した予算達成に繋がるのです。

4．予実管理の方法

予実管理の方法としては主に、Excel（エクセル）での管理、管理ツールの使用、SFAなどがあります。それぞれメリット・デメリットがあるため会社の規模や、効率化の必要性に応じて最適なツールは変わってきます。それぞれの管理方法をご説明します。

・Excelでの予実管理
Excelやスプレッドシートは多くの企業に導入されているため、無料ですぐに予実管理ができることがメリットです。Excelで予実管理を行う場合は、複雑にしすぎると運用が難しいため、シンプルに作るといいでしょう。サービスごとであれば、列に「サービス」「予定」「実績」「差異」を記載し、行に「月」と「四半期累計」を記載することで、月ごと予実管理ができます。日次単位で管理することや、詳細な管理を行う場合は「通信費」「水道光熱費」といった費目を作って管理することも可能です。無料のテンプレートなどもありますので、参考にしてもいいかもしれません。このような柔軟さがメリットである一方、全て自分で作らなければならない点がデメリットとも言えます。

・管理ツール
管理ツールは予実管理のための機能が充実していることがメリットです。エクセルは予実管理ツールではありませんので、会社規模が大きくなると運用に限界が出てきてしまいます。そのため、管理ツールを使用することで、部署ごとの細かい分析や、集計した数値のグラフ化、更に将来予測ができるなど、管理機能を強化しながら、管理コストを大幅に削減することができます。一方で、様々なツールが出ており、導入に失敗すると運用コストが逆に増えてしまうこともありますので、自社にあったツールを見極めることが求められます。

・SFA
SFAとは、「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の略語で、営業支援システムのことです。管理ツールよりも更に機能が充実し、顧客管理や案件管理、営業マン個人の行動管理までできるツールになります。そのため、予実管理データを活用することで、営業方針の分析や、営業戦略の検討までできようになります。このように、便利になる一方で導入コストは上がるため、自社に本当に必要なのかを見極め、運用体制を準備した上での導入が必要です。

5．予実管理をツールで行うメリット

Excelやスプレッドシートと比較した時に、ツールで行う予実管理には以下のようなメリットが挙げられます。

・部署や拠点が異なる場合でも、共通で運用ができる
Excelやスプレッドシートでの運用になると、拠点ごとに運用フォーマットが異なる、データを上書きしてしまう、同時に編集してしまう、などの課題が発生します。
予実管理ツールを用いれば、これらの問題が起きることなく一元管理が可能ですので、容易にデータ収集ができます。

・他システムとの連携が可能
予実管理に必要な情報を集める時に、Excelでの運用だとExcelファイルでダウンロードし、元のエクセルに貼り付け・統合を行う必要があります。それに伴い、ダウンロード元の情報の間違いや、貼り付け先の間違いなど、人為的なミスや確認工数が発生し、予実管理全体での工数が大きくなってしまいます。
一方で、予実管理ツールであれば、システム間の連携ができれば、必要なデータを自動で集めることができますので、工数削減や情報の精度向上に繋がります。

・判断のスピードが上がる
Excelでの予実管理は、人がデータを統合・ビジュアル化するためどうしても時間がかかってしまいます。そのため、データが出てから、収集、判断するまでに多くの時間が必要になります。
しかし、予実管理ツールを使用すれば、データの統合やビジュアル化のスピードは各段に早くなりますので、それだけ経営判断を早めることが可能になります。

6．ADMANでできる予実管理方法

予実管理を正しく行うためには、データの管理方法が大切です。
万が一実績値が間違っていたり、リアルタイムな数値が入力されていない場合、正しい比較や分析ができません。
予実管理を有効的に正しく行う方法としてシステムを活用することがおすすめです。

そこで、弊社でご案内しているADMANではどのような予実管理ができるのか、2種類の方法をご紹介します。

①予実管理表
部署や担当者、クライアント、売上品目など必要な値に予算を設け、実績値との比較ができる帳票が出力できます。
単月または1年の推移の確認ができるため、分析・改善の結果の確認にも役立ちます。

②フォーキャスト機能
フォーキャスト機能では実績と未来の予測値をグラフで表示が可能です。
期首から期末までの数字の積み上げや、個人ごとの成績管理に役立ちます。

これらは入力しているデータを基にしているため、予実管理のために余計な手間がかかることはありません。
経営層の方も好きなタイミングで確認ができ、リアルタイムの数字の管理ができるようになったと、お声をいただいております。

7．まとめ

「予実管理」というと、一見難しそうに聞こえるかもしれませんが、
実施のポイントは
・適切な予算を設定
・予算と実績の比較・分析・改善の実施
この2点です。
企業の実態を様々な角度から分析ができる予実管理は、正確さやスピードが重要です。
余計な手間無くスムーズに行うためにも、システムで管理することをおすすめします。

詳細な予実管理の方法を実際の画面を見てご紹介することも可能ですので、ご希望の際は下記よりお申し込みくださいませ。

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