Excelでの業務管理はもう限界、、、システムへ移行を悩んでいる人へ

使い慣れていて汎用性の高いExcelは使用している人が多いツールの1つです。しかし、Excelでの業務管理に限界を感じている担当者も少なくありません。Excelの業務管理を行う上でどのような点に課題を感じるのでしょうか。また、Excelの業務管理からシステム管理へ移行を検討する際、ポイントとなることは何でしょうか。本コラムでご紹介してまいります。

目次
1.Excelの業務管理が選ばれる理由
2.Excelの業務管理の課題
3.システムで業務管理を検討するポイント
4.販売管理システム導入のメリット
5.まとめ

1.Excelの業務管理が選ばれる理由

売上データや原価の管理など、様々な業務をExcelで管理している方は多いです。Excelが広範囲の業務管理で活用される理由はやはり「使い勝手の良さ」にあります。設計や表の作成、メンテナンスが容易で、しかも安価です。Excelに蓄積されたデータを二次利用することも簡単なので、何か管理が必要な場面ではExcelを活用することをまず考えることが多いでしょう。

しかし一方で、非効率だと感じる場面もあるのではないでしょうか。
次の章では具体的なExcelの業務管理の課題をご紹介します。

2.Excelの業務管理の課題

弊社に寄せられるExcelの業務管理の課題では現場視点の課題と、経営層視点の課題に分かれます。

現場の視点
・管理しているデータが点在し、二重入力が発生している
・複数人で管理を行っているが、同時更新ができない
・集計作業に時間が掛かる

経営層の視点
・会議資料の作成や集計作業に時間が必要なため、残業費がかさむ
・リアルタイムの情報を得ることが難しい
・変更履歴が追えず、データ改ざんの発生の可能性がある

その他、長年蓄積されたデータを損失してしまう可能性があることや、マクロやVBAなど高度な技術を要することもあり、管理できる人が異動や退職をしてしまうと他に管理できる人がいなくなってしまうというリスクもあります。

以上のような課題を感じている場合は、一度システムへの移行を検討しても良いかもしれません。

3.システムで業務管理を検討するポイント

いざ、Excelの業務管理からシステムでの業務管理に移行を検討する場合、どのようなポイントを意識したらよいのでしょうか。

①どの業務管理をシステム化するのか
売上原価の管理やスケジュールの管理、見積書の作成など、Excelの活用は多岐にわたります。まず、どの業務をシステム化したいのかを明確にします。

・スケジュールの管理をシステム化する場合は「スケジュール管理システム」
・タスクの管理であれば「タスク管理システム」
・一連の販売業務をシステム化したい場合は「販売管理システム」

②自社の業務に合うシステムなのか
どの業務をシステム化するのかが明確になったら、自社の業務とマッチした管理項目が備わっているのかを確認します。導入事例に自社と同様な業種があるかチェックすることはとても有効です。資料のダウンロードやデモの依頼を行い、自社の業務にマッチしているのかを判断しましょう。

③テスト環境の操作を行う
可能であれば、テスト環境で実際に操作し詳細な部分まで自社の業務とマッチするのかを確認します。
使いやすさはもちろんのこと、コストやフォローアップなど自社と相違がないか確認しましょう。

弊社では販売管理システムの開発・販売を行っています。
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4.販売管理システム導入のメリット

Excel管理から販売管理システムへ移行した際のメリットは何でしょうか。

<メリット>
①業務効率化を図ることができる
入力が簡略化され、作業時間を削減することができます。また入力されたデータを基に集計がされるため、必要なデータを確認したい時に見ることができます。その集計されたデータを会議や経営活動の意思決定に活用することができます。
以上のように、一連の業務を1つのシステムで管理ができるため業務効率化を実現し、作業による残業を削減することができます。

②経理業務の負担を削減
システム内で請求や入金業務の管理ができるため担当者への確認に時間を割くことがなくなります。また、未請求や入金漏れのチェックも容易にできるため経理担当者の負担を減らすことができるでしょう。
したがって、効率的な月次決算を実現に繋がります。

③人為的ミスを防ぐ
システム内で売上・原価管理や入金の管理ができるため、データが点在することはありません。入力漏れやミスによる金額の間違い二重入力を防ぐことができます。

④リスクを減らすことができる
システムは入力された内容をデータベースに保存していますので、データを破損してしまう危険性はとても低いです。また、不自然な金額があった場合、ログを確認することができるため入力ミスなどの原因追及を行うことができます。

5.まとめ

Excelでの業務管理には使い勝手の良さというメリットもありますが、システム化をした方が効率的かつトータルコストを削減できる可能性もございます。
現在、Excel管理を行っているけど業務に課題を感じている担当者様は一度システムへの移行をご検討いただくことおすすめします。
システムをご検討時は、「自社に合うシステムであるか」という点がとても重要です。
弊社では、広告業向けの販売管理システムをご案内しておりますので、ご相談等ございましたらお気兼ねなくお問い合わせくださいませ。

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