広告代理店の業務課題と
販売管理システムでできること

広告代理店の業務課題と販売管理システムでできること

働き方改革や情勢によって私たちの働き方や価値観も変化しました。このような時代や働き方の変化で企業はどのような業務課題を抱えているのでしょうか。
本コラムでは、広告代理店が抱える業務課題にスポットを当て、原因や解決策をご紹介します。

目次

1.広告代理店が抱える業務課題

2.業務課題の原因

3.解決策

4.販売管理システムで解決できること

5.まとめ

1．広告代理店が抱える業務課題

広告代理店ではどのような業務上の課題を抱えているのでしょうか。
実際に現場で働いている社員様からは、以下のような業務効率化についての課題をよく
伺います。

• 業務フローが統一されておらず、管理や処理に時間と手間がかかる
• 各部署によって管理方法が異なり、案件の収支を把握するのに時間が掛かる
• 赤字案件が減らず、また原因もわからない
• 業務管理に時間が割かれ、売上を伸ばす時間やスキル向上の時間が取れない
• クラウド化やペーパーレス化に対応できていない

2．業務課題の原因

上記の業務課題の一番の原因は、「広告業に合った適正な管理をしていない」という点です。Excelで売上・原価の管理をしていたり、広告業の業務管理に合わないシステムを使用していたりすることで、収支管理の煩雑さや赤字案件の発生に繋がります。

また、労働時間が少なくなったことも原因の一つです。2019年4月から順次施行されている働き方改革では、時間外労働の上限規制や年次休暇の取得義務が含まれ、労働時間が以前より少なくなりました。

コロナによってテレワークが拡大され、強制的に働き方の変化が求められました。社内・社外でもオンラインでやり取りがされるようになり、ペーパーレス化も進んでいます。

適正な業務管理が確立されていない中で、労働時間の削減や働き方の多様性も進んでいる状況です。そのため業務課題の早期解決が求められています。

3．解決策

業務課題を解決するためには、課題に応じたシステムを導入することです。前章でもご紹介した通り、労働時間が減少しオンラインでのやり取りやペーパーレス化といった効率化が進んでいます。システムを導入し、業務効率化を図ることが労働生産性向上に繋がります。

ただし、闇雲にシステムを導入すればよいというとではありません。
自社の課題を解決できるシステムを選定しなければならないのです。
例えば、「赤字案件が減らない」という課題があれば、実行予算の管理ができるシステムを導入し、売上・利益の目標設定や、原価の上限値を設定するという風に業務フローを統一し施策を実行します。

自社課題は一つではなく部署間の関係から生じる課題もあるため、全社で課題を抽出することが良いでしょう。

4．販売管理システムで解決できること

弊社は販売管理システムADMANという広告業に特化しているシステムをご案内しております。弊社に寄せられる課題を基に、どのような機能を備えたシステムが最適かご紹介してまいります。

① 業務フローが統一されておらず、管理や処理に時間と手間がかかる
広告業界では確立された業務フローがなく、自社独自のフローを行っていることが多いです。効率化したいけれどやり方が分からない、業務フローを考えることが難しい、と伺います。
システムにはイチから開発するスクラッチ型と、手順がある程度決まっているパッケージ型があります。パッケージ型システムの利点は、イチから業務フローを考える手間やシステム導入のコストを抑えられることです。
上記のような課題がある場合や、初めてシステム導入を行う場合はパッケージ型がおすすめです。

② 赤字案件が減らず、また原因もわからない
赤字案件を減少させるには原価管理を行うことがマストです。どの案件や売上に紐づく原価なのかを管理できるシステムであることが良いでしょう。
また、実行予算の管理を行い原価の上限設定を行うことや制作に関わる部署が社内にあれば稼働時間を含め収益管理を行うことで、コスト管理の意識が高まります。
赤字になってしまっても原因分析ができるため、PDCAを回し改善に繋げることができます。

③ クラウド化やペーパーレス化への対応
コロナによってテレワークが拡大されたため、システムのクラウド化も急激に進みました。また、それに伴いテレワークが拡大しペーパーレス化も進んでいます。
クラウド化が心配な場合はセキュリティ対策ができているか確認しましょう。
請求書を今まで郵送していたけれどメール送信に変更する企業も増えています。システムからクライアントへ送信できることで送信間違えも防ぐことができるので、これからシステム導入を行う場合は請求書のメール送信機能があると良いでしょう。

5．まとめ

広告代理店の業務課題には業務フローが確立されておらず、原価管理や案件の収益管理が煩雑だったり完璧に管理しようと手間や時間が掛かっていたり、効率化から遠のいていたように思います。しかし働き方改革やテレワーク化に伴い、業務課題が浮き彫りになった今、解決を余儀なくされています。
業務課題解決にはシステム導入がおすすめです。自社の業務課題を解決できるシステムを導入するために、まずは自社の課題抽出を行いましょう。

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