中小企業の業務効率化の実現に
必要な3つのポイント

中小企業の業務効率化の実現に必要な3つのポイント

「業務効率化」や「生産性向上」という言葉をよく聞くようになりまた。しかし、業務効率化を図ろうとしても効果を得られなかったり、どんなことから始めればいいのかわからなかったりと、悩んでしまうことはありませんか？
本コラムでは、業務効率化とは具体的に何か、また実現するためのポイントをご紹介します。

目次

1.業務効率化とは

2.中小企業が業務効率化を図るメリット

3.業務効率化に必要な3つのポイント

4.業務効率化の具体的な方法

5.業務効率化できるflamingo-xとは

6.まとめ

1．業務効率化とは

業務効率化とは、仕事を進める中で無理や無駄のある非効率な業務を削減し、効率的・効果的な業務へと変えていくことです。
弊社でご相談いただく代表的な例をご紹介します。
【Excelで売上・原価管理を行い、システムから請求書を発行している】
この例では、売上の二重入力が発生しています。二回の入力という時間の手間と、人の手が多く関わることにより、請求先や金額の入力ミスの発生に繋がりやすい点で、非効率な業務フローです。
このような非効率的な業務の無駄を省き、少ない時間で効率的な業務を行うことが業務効率化です。

2．中小企業が業務効率化を図るメリット

業務効率化や労働生産性の向上という動きが高まっている背景には、昨今の情勢の変化に伴うテレワークの拡大や働き方改革、少子高齢化による労働人口の減少が関係しています。
つまり、従来のやり方で労働者の時間をかけて業務を行っていることが難しい状況となっているのです。

このような背景から中小企業が業務効率化を図ると、以下のようなメリットを得られます。

コストカット
まずは、不必要な残業を減らすことができるでしょう。先程の二重入力の例で言えば、入力時間が短縮できます。また、二重入力の弊害でもある入力ミスを防ぐことができるため、余計な手間を省くことができます。時間が必要な業務に力を注げるようになり、企業の売上を向上する施策を打つことができるようになるでしょう。

人材不足の解消
中小企業では十分な人材を確保できす、人材不足に悩んで切る企業様もいらっしゃいます。人材不足のため業務を兼任することもあり、社員の負担や労働時間が増加します。業務効率化を図ると非効率な業務の見直しがされるため、業務の兼任や無理な人員配置を解消することができ、社員の負担を減らすことができるでしょう。社員の労働環境を整えることで離職率が下がり、人材の確保やコストカットにも繋がります。

柔軟な業務体制
業務効率化の方法はいくつかありますが、クラウド型のサービスを導入することでインターネットが繋がっていればどこかでもアクセスできるようになり、コロナ禍のような急に出社制限が設けられた時でも、滞りなく業務を進めることができます。

3．業務効率化に必要な3つポイント

ここでは業務効率化を図るためのポイントをご紹介いたします。

①現在の課題を明確化
②業務効率化したい範囲を決める
③適正な方法を選択する

①現在の課題を明確化
業務効率化とは無理や無駄のある業務を削減し、効率的に仕事を進めることです。自社の業務フローの中でどこに無理や無駄な業務があるのかを見直しましょう。
業務フローの棚卸や担当者に課題を抽出することで、無理や無駄のある業務を明確にすることができます。

②業務効率化したい範囲を決める
自社の課題に沿って、業務効率化の範囲を決めます。複数の課題があれば優先度を設け、効果が出やすい業務から実施していきましょう。
また、定型化されている業務やマニュアル化しやすい業務、発生頻度の高い業務から取り掛かることもポイントです。

③適正な方法を選択する
業務効率化といっても様々な方法があるため、課題や範囲に沿った方法を選択しましょう。
業務効率化の方法ではアウトソーシングやシステム導入が考えられますが、費用面において無理がないか、機能面では自社に合わず、かえって業務工数が増えてないか等、選択する際に注意が必要です。

4．業務効率化の具体的な方法

業務効率化の具体的な方法は様々な種類があります。

●不必要な業務の削減
現在の業務フローの見直しを行い削減できる点はないか確認します。長年行ってきた業務でも現在とは合っていない業務があるかもしれません。

●業務のマニュアルを作成
同じ業務でもルールが明確にされておらず、手間が発生していることもあります。業務をマニュアル化しルールを明確にすることで、ミスの防止に繋がります。
担当者が変わってもマニュアルがあることで引継ぎがスムーズに行われる点も業務効率に繋がります。

●アウトソーシング
アウトソーシングとは外部の人や企業に一部の業務を委託することです。単純な業務を委託し、社員にはコアな業務に専念できるようになります。

●システムの導入
部署によって管理方法が異なっていたり、売上や原価の情報が複数に分かれていたりする場合は、システムで一元管理することがおすすめです。集計や過去データの検索の手間や時間を省くことができます。

5．業務効率化ができるflamingo-xとは

システムには様々な種類があります。弊社では案件ごとの収益管理や請求書などの発行のための販売管理システム「flamingo-x」をご提供しております。flamingo-xは簡単な操作と見やすい画面で効率的に収益管理ができます。
費用を抑え導入ができるため、初めてシステムを導入する企業様にも始めやすいことも特徴の一つです。

・二重入力の手間を省きたい
・簡単な操作で案件ごとの収益管理を行いたい
・初めてシステム導入をするので費用を抑えたい
以上のような課題を抱えている企業様におすすめの業務効率のシステムです。

flamingo-xの詳細を知りたい方は資料をご用意しております。
＞＞クラウド販売管理システム「flamingo-x」のご紹介資料はこちら

6．まとめ

社会情勢や働き方改革によって、従来のやり方を見直すタイミングが来ています。まず自社の業務フローを棚卸し、業務が非効率になっている点を明確にすることから始めてみましょう。
案件の収益管理や請求業務を業務効率化したい等、ご相談がございましたらお気兼ねなくご相談ください。

＞＞業務効率化のご相談はこちら