請求書を出し忘れてしまうと、どうなるのか？
出し忘れを防ぐ方法をご紹介

請求書を出し忘れてしまうと、どうなるのか？出し忘れを防ぐ方法をご紹介

「請求書を出し忘れてしまった、、、」決してあってはならないことですが、慌ただしい業務が続いていたり、最終的に確認する人が決まっていなかったりすることで、請求書の出し忘れてしまうリスクがあります。
もし、請求書を出し忘れてしまうとどうなるのか、その対処法と未請求を防ぐ方法をご紹介します。

目次

1.請求書を出し忘れてしまうと

2.請求書の時効

3.請求書を出し忘れてしまった際の対処法

4.請求書の出し忘れによる悪影響

5.請求漏れの原因

6.請求書の出し忘れを防ぐためには？

7.システムで管理を行うメリット

8.ADMANの請求漏れを防ぐ機能

9.まとめ

1．請求書を出し忘れてしまうと

請求書とは、商品やサービスを提供の対価を支払っていただくための書類です。請求書には金額や支払期日等が記載されています。取引先は請求書が届かなければ、「いつまでに・いくら」支払わなければならないのか分かりません。また、企業によっては請求書が届いてから支払依頼を回すというフローが決まっていることもあります。請求書を出し忘れてしまうと支払依頼がされず入金が行われることもないのです。

2．請求書の時効

請求書に関連する消滅時効には以下のポイントが重要です。

基本期間
一般的に、売掛金の消滅時効期間は、請求可能となった日から5年です。この期間内に回収活動を行わなければ、その後の回収は法的に認められなくなります。

時効の中断
請求行為や裁判上の申立て、または債務の承認などによって時効は中断され、中断時から新たに時効期間が計算されます。これは、請求活動を積極的に行うことで、権利失効を防ぐための重要な手段となります。

時効の延長
特定の契約や合意に基づき、当事者間で時効期間を延長することが可能です。この場合、延長された期間内に請求活動を行う必要があります。

電子化と時効
請求書の電子化が進む中で、電子請求書の送付や受領も時効中断の要因として認められるケースが増えています。適切な電子記録の保持は、時効防止の観点からも重要です。

3．請求書を出し忘れてしまった際の対処法

請求書に記載されている金額の多くは売掛金です。民法によると売掛金には5年という有効期限が定められています。うっかり請求書を出し忘れてしまい、そのまま5年経過してしまった際には永遠に支払いが行われることはないのです。
この5年という時効を延ばすためには、しかるべき対処が必要です。例えば、内容証明郵便で催告することにより、一時的に時効の進行をストップさせることが可能です。
また、債権について取引先と協議を行うことを書面で合意ができた場合は、1年間時効の完成が猶予される「協議を行う旨の書面での合意」というのがあります。

しかし、これらは法律上の話です。

請求書を出し忘れてしまったことに気づいたら、先方に連絡を行い、請求書を発行する旨と入金をお願いの連絡を行いましょう。

4．請求書の出し忘れによる悪影響

請求書の出し忘れによって入金がされない他に様々な影響があります。その1つが、自社の資金繰りへの影響です。
健全な経営活動を行うためには資金繰りの管理が大切です。案件に関わる仕入があるにもかかわらず、請求書の出し忘れによって入金が滞ってしまうと大きなマイナスとなってしまいます。資金の流れが悪くなり経営活動に支障をきたしてしまうのです。
もう1つは、取引先への信頼を落としてしまうことです。請求漏れによって自社の資金繰りが崩れるように、取引先も同じように資金の管理が滞り、トラブルの基となります。また、期日までに請求書を送れないとなると、管理体制も疑われ信用が落ちてしまいます。

このように請求書を出し忘れてしまうと、自社はもちろんのこと取引先にも影響が出てしまうのです。

5．請求漏れの原因

請求漏れの原因は多岐にわたりますが、主なものには次のようなものがあります。

①情報の不一致
取引内容や金額などの情報が帳簿や台帳と一致しないことが原因で、請求漏れが発生することがあります。これは、手作業での入力ミスや情報の更新漏れなどが原因で生じることが多いです。

②通信の不備
メールや郵送での請求書送付が適切に行われなかったり、請求書が相手側に届かなかったりすることも請求漏れの一因となります。また、電子化された請求書がスパムフォルダに振り分けられるケースもあります。

③担当者の誤解
請求業務を担当する担当者間での情報共有が不十分であったり、誤解が生じたりすることで請求漏れが生じます。特に、複数のプロジェクトや部署が関連する場合、このリスクは高まります。

④システムの不具合
請求管理を支援するソフトやツールに不具合が生じた場合、それが直接的な請求漏れの原因になることもあります。また、システム間のデータ連携の不備も問題を引き起こします。

⑤プロセスの不明確さ
請求に関する業務プロセスが不明瞭である、または従業員間での理解が一致していない場合、それが請求漏れの原因となることがあります。

6．請求書の出し忘れを防ぐためには？

請求書の出し忘れを防ぐための方法として、得意先ごとに発生した売上金を管理したり、請求書にナンバリングを行ったりすることが挙げられます。その他に請求フローの明確化やチェックリストを作成し複数人での管理の徹底することでさらに請求書の出し忘れを防ぐことができます。

しかし、今挙げた方法でもミスが発生する可能性もあります。例えば、得意先ごとの売上金の管理もExcelで管理を行っているのであれば、二重入力により金額の入力ミスが発生しやすくなります。複数人での管理を行うにも同時に操作できないことや、誰が変更したのかが分からないため、非効率的です。
請求書の出し忘れを防ぐ方法はいくつかありますが、最もおすすめなのはシステムで管理を行うことです。

7．システムで管理を行うメリット

●手間やミスを削減できる
販売管理システムでは、入力された売上金を請求書に反映させることが可能です。そのため、Excelで個々に得意先ごとの売上金の管理や請求書作成を行う手間を省いたり、二重入力の必要もないので、請求金額のミスも減らしたりすることが可能です。
また、システムでは請求書の出し忘れがないかを確認できる機能も搭載されているので、それらを活用することで、簡単に未請求がないかを確認できます。

●複数人で未請求を確認できる
システムでは複数人で管理が可能です。月末に未請求を確認する等システムを活用した業務フローを明確にしておくことで未請求を防ぐことが可能です。
アクセスログという機能で誰がどんな操作をしたのかを見ることができれば、万が一ミスが発生したとしてもログで確認することができます。余計な詮索に時間を割くことなく業務に励むことができるのです。

●請求→入金を一元管理できる
請求書の発行漏れを確認できますが、入金の管理もシステムで同一のシステムで可能です。もし、入金の確認が取れなかった際に請求漏れなのか入金が滞っているのかをシステムで確認をすれば一発でわかります。
売掛管理をシステム内で完結できる点においても手間を省き効率化することができます。

8．ADMANの請求漏れを防ぐ機能

弊社でご案内しているADMANでは次のような請求漏れを防ぐ機能を搭載しております。

未請求一覧表
請求漏れがないかを確認できる帳票です。五十日や月末に確認を行い、請求漏れがないか確認を行います。この帳票に表示されるデータがなければ未請求の売上はないということになります。

Todo機能
お知らせを表示するTodo機能の中に請求に関するメニューがあります。請求予定日が近い売上や請求予定日が過ぎている売上に対しアラートが表示されます。Todo画面を確認することで、請求漏れがないのかを確認することが可能です。

9．まとめ

請求書の出し忘れはあってはならないことですし、頻繁に起こることではないと思います。しかし、日々の業務が慌ただしかったり、管理体制が十分なかったりすると発生してしまうリスクがあるのです。このリスクを未然に防ぐためにも、請求書の管理体制を整えることやシステムの活用を検討することをおすすめします。