プロジェクト管理とは？目的や方法、管理方法のご紹介

プロジェクト管理とは？
目的や方法、管理方法のご紹介

プロジェクトを計画通り進め成功させるためにはプロジェクト管理がとても重要です。
「納期遅れが発生している」、「赤字案件が多い」等プロジェクトを進めるにあたり課題がある場合は、プロジェクト管理の方法を見直す必要があります。
また、現状エクセルやスプレッドシートなどでプロジェクト管理を行っている場合は専用ツールで管理することで業務が効率化されることがあります。
本コラムでは、プロジェクト管理の基礎や目的、方法から、プロジェクト管理ツールでできることを基本から分かりやすく解説します。ぜひ参考にしてみてください。

目次: 1.プロジェクト管理とは; 2.プロジェクト管理をしないリスク; 3.プロジェクト管理の目的; 4.プロジェクト管理の項目; 5.プロジェクト管理の方法; 6.プロジェクト管理手法の種類; 7.プロジェクトの管理工数の目安; 8.プロジェクト管理ツールでできること; 9.ADMANのプロジェクト管理; 10.まとめ

1.プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、プロジェクトを計画通り進められるように人・物・お金・情報・時間を適切に管理することです。プロジェクトには納期や予算が決まっています。限られたリソースの中で決められた納期や予算の条件を満たし、品質のいいものをクライアントに納品するためにプロジェクト管理を行います。

案件の規模や業界によってはプロジェクトマネージャー（PM）と呼ばれるプロジェクト管理の役割を担う人員をアサインすることもあります。プロジェクト管理をすることでチームの情報共有とかタスクの進捗状況をリアルタイムに把握することができるので、どの工程で停滞しているのか、目標を達成するためにどうすればいいのかが分かるようになります。また、プロセスごとに状況把握ができるので、一つのプロジェクトにかかわる様々な人を適切に評価ができるという効果もあります。また、プロジェクト管理ができていると、状況に応じて適切な改善策を打つことができるので、プロジェクト全体への影響が少ないうちに問題解決することもできます。

特に大規模プロジェクトなどで多くの部署が関わる場合は、全体像の把握が難しくなり、関係者同士の連携も難しくなるため、プロジェクト管理で全体像を把握することがスムーズな業務進行の土台となるのです。

2.プロジェクト管理をしないリスク

プロジェクト管理を行っていない場合、以下のようなリスクが起こる可能性があります。

• 納期遅れ
• 赤字案件の発生
• ロークオリティな納品物

納期の遅れや、納品物が求められていたクオリティより下がってしまっていた場合、クライアントからの信用を失い、今後の取引が途絶えてしまう可能性があります。
コストをかけ過ぎてしまえば赤字案件となり、自社の負担になります。アサインメンバーの工数が管理できず誰か1人に負担がかかってしまったり、メンバー同士のコミュニケーションがうまくいかず問題が発生したりする可能性もあります。

このような状況を生まないためにもプロジェクト管理を適切に行う必要があるのです。

3.プロジェクト管理の目的

プロジェクト管理の主な目的を確認しましょう。

• 納期の順守
クライアントから提示された納期を守るために、業務の遂行や進捗管理を行います。アサインメンバーのタスク管理やスケジュール管理を行い、遅れていそうなところがあれば適宜修正を行います。

• 品質の維持
プロジェクトの成功のために欠かせないのが成果物の品質となります。プロジェクト管理を行うことで品質管理を行うタイミングを事前に把握し、成果物に対する品質の維持につなげることができます。

• プロジェクト利益の最大化
良いものを作りたいがためにコストをかければ利益は得られません。かといって、コストを極限に抑えてしまえばクオリティも下がってしまう可能性があります。求められた要件を満たし利益を創出するためには、経費やメンバーの工数などの無駄を省けるよう、コスト管理を行います。

4.プロジェクト管理の項目

プロジェクトを円滑に進めるためには、進行に合わせて管理項目を設定し、項目によってプロジェクトを管理するのが一般的です。
代表的なプロジェクト管理の項目をご紹介します。

＜スコープ管理＞
プロジェクトの行う目的と成果物を明確化する。

＜コミュニケーション管理＞
社内のプロジェクトメンバーだけでなく、顧客や社内の経営陣とのコミュニケーションも円滑になるように管理する。

＜リスク管理＞
プロジェクトの遅延を想定し、あらかじめ対応策を練る。

＜調達管理＞
外部からの材料やサービスの調達をする際の遅延やトラブルを管理する。

＜要員管理＞
メンバーのスキルや能力に合わせ、適材適所に業務を振り分ける。

＜ステークホルダー管理＞
顧客やプロジェクトに関わる取引先の関係者を管理する。

5.プロジェクト管理の方法

プロジェクト管理の方法には一般的にはツールを活用する方法とExcelを使用した管理方法があります。

Excelは費用もかからず使用できるため、すぐにプロジェクト管理を始めたい方におすすめです。ガントチャートのような表の作成やテンプレートを活用し自社に必要な管理を手軽に行えます。
しかし、計画の変更があった際は手動で修正する必要があるため、手間が掛かります。変更履歴を追うことができないので、ミスや漏れがあっても原因が不明なままとなってしまうでしょう。
プロジェクト管理に必要な情報をどのように関連付けて管理を行うか、担当者の工数を可視化できる管理体制などを考える必要があります。

プロジェクト管理をツールで行う場合は、費用が必要です。自社に合うツールを選定する時間も必要でしょう。
しかし、効率的に正確に管理を行うのであれば、ツールの活用がおすすめです。必要な情報を入力するだけでガントチャート等を作成できたり、修正があった際は履歴を確認できたり、Excelで管理が難しいこともツールの活用で簡単に行うことが可能です。

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6.プロジェクト管理手法の種類

前段でも紹介したガントチャートなど、プロジェクト管理手法にはいくつかの種類があります。ここではよく使われる管理手法をご紹介します。

＜ガントチャート＞
ガントチャートはタスクの開始日と終了日を棒グラフで視覚的に管理する手法です。いつまでに、誰が、どのタスクを行うかが一目で分かり、管理も容易なため、比較的手軽に実施することができます。

＜WBS（Work Breakdown Structure）＞
WBS（Work Breakdown Structure）は日本語にすると「作業分解構造」のことで、作業を分解して構造化して管理する手法です。プロジェクトに必要なタスクを洗い出して把握することができます。

＜EVM＞
EVM（Earned Value Management）とは、プロジェクトが計画通りに進んでいるかを、計画値（PV）、出来高（EV）、実績値（AC）の積み上げによって管理する手法です。この手法では進捗とコストを同時に把握できる点が特長です。

＜PMBOK＞
PMBOK（Project Management Body of Knowledge）は、プロジェクト管理に必要な知識が体系的にまとめられたものです。アメリカの「PMI」という非営利団体によって制定され、プロジェクト管理の世界標準となっています。PMBOKガイドという本も出版されているので、既にプロジェクト管理をやっていて更に能力を高めたい人や、始めての人でも体系的な知識・スキルの獲得に役立ちます。

7.プロジェクトの管理工数の目安

プロジェクト管理工数の目安は全体工数の1～2割程度と言われていますが、実際の稼働工数はプロジェクトの内容や状況によって様々です。
少しでも正確な工数を算出するためには管理工数の作業項目を洗い出し、各項目に対してどのくらい工数がかかるかを計算すると良いでしょう。
具体的な作業項目は例として以下が挙げられます。

・進捗管理
・品質管理
・変更管理
・障害管理

顧客に対しては「なぜこの位の管理工数がかかるのか」に対する根拠を具体的に示すことで、より納得を得やすくなります。

8.プロジェクト管理ツールでできること

複数のプロジェクトを管理する場合、エクセルやスプレッドシートを用いた方法では管理業務が煩雑になってしまうことがあります。

プロジェクト管理ツールを導入することで、管理業務の効率化を実現することができます。

プロジェクト管理ツールでは主に下記の管理ができます。
• プロジェクトに関わるタスクや課題の進捗管理
• プロジェクトメンバーのタスクの量や進捗管理
• スケジュール共有
• 期限の管理

その他ツールによって様々な機能があるため、自社の管理に必要な機能が備わっているツールを選定しましょう。

9.ADMANのプロジェクト管理

ADMANは販売管理システムのため、プロジェクト管理に備わっている機能をすべて網羅しているわけではありません。しかし、プロジェクト管理の目的に沿った機能を搭載しているのでご紹介いたします。

プロジェクト管理の画面では、

• 得意先・請求先
• 担当者
• 実行予算
• 受注確度
• ファイル添付（オプション機能）
• 稼働工数管理（オプション機能）
• 売上・原価の情報

主に以上の項目を管理します。

プロジェクトに関わる売上・原価の情報を管理できるので、プロジェクトごとの収益管理ができます。実行予算機能を使用すると、設定した売上・原価の予算と見込もしくは受注した売上・原価のデータとを比較できるので、コストはかけすぎていないか、赤字になっていないかを確認することが可能です。
稼働工数管理を行えば、稼働費を含めた収益管理も叶います。大幅に時間をかけていないか、誰か1人に負担がかかっていないかを可視化し、スムーズなプロジェクト進行を実現します。
このような機能で適切にコスト管理を行い赤字案件を撲滅し、プロジェクトの利益を創出に役立てることができます。

＞＞ADMANのプロジェクト管理機能の詳細はこちら

10.まとめ

限られたリソースの中で要件を満たし、品質のいいものをクライアントに納品するために行う管理がプロジェクト管理です。適切にプロジェクト管理を行わなければ、納期遅れや赤字案件の発生、クオリティの低下など問題が発生してしまいます。
まだプロジェクト管理が十分できていない場合は、自社に必要なプロジェクト管理は何かを明確にし、それに合った方法で管理を行うよう体制を整えましょう。

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