取引先管理の基本と管理方法の選定ポイントをご紹介

取引先管理の基本と
管理方法の選定ポイントをご紹介

取引先管理では取引先の基本情報や担当者情報を管理します。このような基本的な情報の他に「信用情報」を管理することで安定した経営が行えます。それは掛け取引を行う上で信用情報がとても重要だからです。
本コラムでは、取引先管理の基礎や管理方法、ツールを選ぶポイントをご紹介してまいります。

目次: 1.取引先管理とは; 2.取引先管理の目的; 3.取引先管理の方法; 4.取引先管理の方法を選ぶポイント; 5.ADMANの取引先管理とは; 6.まとめ

1.取引先管理とは

取引先管理とは、取引先の所在地や連絡先といった基本情報、担当者情報を管理します。
通常、取引先とは信用を担保に売掛金取引を行う掛け取引を行います。目に見えない信用を担保にする掛け取引には「リスク」が伴うので、与信限度額など信用情報も管理する企業様もいらっしゃいます。

2.取引先管理の目的

取引先管理で信用情報も管理するのは「売掛金の未回収を防ぐ」ためです。取引先の状況を確認できておらず過度な取引を行ってしまった、または時代の変化によって倒産してしまい貸し倒れが発生してしまった、というリスクがあります。売掛金の回収がなければ企業運営も難しくなるので、リスク管理は必要でしょう。
また、取引先情報を蓄積することで市場分析に役立てることができます。自社のターゲット範囲を分析したり、ニーズを抽出したりとマーケティングにも役立ちます。

3.取引先管理の方法

取引先管理には様々なツールがありますので、それぞれの特徴をご紹介します。

●Excel
顧客名や所在地といった顧客情報・担当者情報・与信限度額やランクといった信用管理など自社に必要な項目を管理できます。テンプレートを活用すれば時短でフォーマットを作成できます。
注意点は誰が変更したのか履歴を追えないことや誤ってデータが消されてしまったりデータ量が増えたために破損してしまったりする可能性があることです。勝手に与信限度額を変更されて売掛金の回収が滞ってしまうリスクも考えられます。
データの更新者や管理者の権限やルールを決めて運用しましょう。

●SFA（Sales Force Automation：営業支援ツール）
SFAは営業支援ツールを呼ばれ、日々の営業活動の内容をデータ化し蓄積されたデータを基に分析を行っていくツールです。受注確度や提案内容を共有したり、予算と実績を比較して目標達成率と達成状況を見たりと受注に向けた営業過程をシームレスに繋ぎます。

●CRM（Customer Relationship Management：顧客関係管理）
CRMは顧客管理や顧客関係管理と呼ばれ、顧客の基本情報や属性、購買履歴といった顧客情報を一元管理するツールです。取引先情報も管理できますが、主に個人の行動履歴をデータ化し適正な対応ができるようにサポートします。営業担当者はCRMを活用することにより効率的に営業活動を行えます。

●販売管理システム
販売管理システムは提案・受注・仕入・請求・入金といった、受注業務から入金業務までの一連の業務フローをシステム上で管理します。段階に応じて見積書や請求書など発行や、入力されたデータを業績として確認・分析も可能です。販売業務の業務効率化を実現するツールです。

SFAやCRM、販売管理システムは取引先情報を1度登録すれば二重入力することなく、データに紐づけが可能です。

4.取引先管理の方法を選ぶポイント

前の章でご紹介した通り、取引先管理を行うツールは複数あります。自社に合う取引先管理を行うために取引先管理の目的を明確にし、データの取扱いについて確認しましょう。

●取引先管理を行う目的の明確化
取引先管理を行う目的を明確にすることで、使用するシステムが決まります。下記の内容を明確にしましょう。

・冒頭で記載したような「信用情報」を管理して売掛金の未回収を防ぎたいのか。
・取引先の所在地や連絡先、担当者情報を紐づけて管理したいのか。
・顧客情報としてメールマーケティングや販促に活かしたいのか。

●既存データのインポートは可能か
ほとんどの企業様ではこれまで積み上げた実績を基に取引先情報も蓄積されているかと思います。今まではExcelで管理していたがデータ量が多くなったり、二重入力の発生で非効率であったり、システムに移行する際に手動で作業するとなると労力もかかりますし転記ミスが発生してしまいます。蓄積されたデータをシステムにインポートできるかどうか確認は必要でしょう。

●取引先データの加筆・修正の権限は設けているか
取引先データは大切な資産です。誰彼構わず加筆・修正ができてしまうと誤った情報を管理してしまう可能性があります。例えば取引先情報は管理者権限だけの人に付与するといった権限設定ができると安心でしょう。また、システム内に誰が・どの操作をしたのかが追えるアクセスログもあると、誤った登録をしてしまった際も原因を確認できます。

5.ADMANの取引先管理とは

弊社では広告業向けの販売管理システムADMANを提供しております。ADMANの主な取引先管理をご紹介いたします。
また画面詳細はこちらからご覧いただけます。

●取引先基本情報
取引先の所在地や担当者情報、請求・支払サイトを管理します。ここで管理されている情報が見積書や請求書、発注書などに反映されます。
登録した取引先情報をCSVで落とすこともできるので、住所録の作成などの2次活用も可能です。
また、請求・支払サイトは各売上・原価の入力時に自動で反映がされるため、入力の短縮に繋がります。

●与信限度額の管理
取引先に与信限度額を設定し、その金額を超えた登録をしようとするとアラートが表示されます。与信限度額を設定することによって過度な売掛金取引や売掛金の未回収を防ぎます。

●下請法管理
下請法へ対応も可能です。下請管理が必要な企業様にチェックを行うと、発注書の発行が必須となったり、支払予定日が60日以上になるとアラートが表示されたりと下請法に対応した管理が行えます。
金額が決まっていない場合の発注書は「当初書面」として金額欄をアスタリスクで表示し発行が可能です。金額が決定した際は「補充書面」も発行できます。

ADMANで取引先管理を効率化！
信用情報の管理も！