発注管理を効率化するポイントとは？
基本と管理を効率化する方法をご紹介

発注管理を効率化するポイントとは？
基本と管理を効率化する方法をご紹介

発注管理は自社の利益を上げるために重要な管理です。しかし適正な管理方法ができていなかったり、仕入先が複数あるために管理が煩雑になったりしていませんか？
本コラムでは発注管理の基本や業務の流れ、発注管理を効率化するポイントをご紹介いたします。

目次

1.発注管理とは

2.発注管理の流れ

3.発注管理を効率化する方法

4.ADMANの発注管理とは

5.まとめ

1.発注管理とは

発注管理とは案件を進めるために必要な仕入れの情報を管理する業務です。
どんなに売上を取っても仕入の管理が不十分で仕入額の方が大きくなってしまったら利益を上げることはできません。また、発注管理が煩雑で支払漏れが発生してしまうリスクがあります。
利益を上げるため、仕入先との信頼関係を保つためにも発注管理を適正に行う必要があります。

2.発注管理の流れ

発注管理の基本と目的を確認しました。次に発注管理の業務の流れをおさらいしましょう。

①見積依頼
まず仕入先に見積依頼を行います。商品や数量、納品日、支払条件などを確認します。複数社に見積依頼を行い条件に合う仕入先を選択することもあるでしょう。

②発注
見積内容を確認し良ければ正式に発注を行います。発注書を発行し仕入先に送付します。

③仕入・検品
商品が納品されたら検品を行います。破損や不良品がないか確認し、何か問題があれば仕入先に連絡を行うなど対処します。また、発注書と納品書を確認し数量や金額に間違いがないかをしっかり確認しましょう。

④受領書の送付
受領書の対応は企業や組織によって異なりますが、納品された商品に問題が無く検品も完了したら受領書を返送します。

⑤支払処理
受領の確認が取れると請求書が届きます。再度、請求内容と発注内容と間違いがないかを確認し、支払処理を行います。
これで発注管理が完了です。

3.発注管理を効率化する方法

これまでは電話やFAX、メールでのやり取りが多く、「言った言わない」という問答や転記ミス等人的ミスが起こりやすい運用が多かったです。こういったミスを減らし発注管理を効率化するためには、やはりツールの活用がおすすめです。発注管理を効率化するツールや導入のメリットやデメリットをご紹介します。

●EDI
EDIは紙でやり取りを行っていた発注や受注、請求書のやり取りをシステム上で行えるツールです。
紙の業務では手動の作業が多く転記ミスが発生しやすいですが、システム上でやり取りを行うことでミスの削減や業務効率化に繋がります。システムを導入する際は、システム選定の時間や手間、費用がかかるという点がデメリットです。
自社に合うシステムを選定できるよう操作性や必要項目の洗い出しを予め行いましょう。

●クラウド型受注管理システム
クラウド型の受注管理システムも近年多く出ており、業種やtoC・toB向けといった様々な種類が流通しています。
受発注の一連の管理を電子化し業務効率化を実現できる点がメリットです。デメリットは多機能であるために機能を使いこなせていなかったりシステムに頼りきりで社員の仕入れに対する意識が低下したりすることです。
まずは運用フローを整えること、そして必要機能が備わったシステムを選定しましょう。

●販売管理システム
販売管理システムは上記2つとは違い、発注管理に特化したシステムではありませんが、発注管理に関わる機能が搭載されています。一般的に仕入先や仕入額の管理、発注書の発行、支払管理といった機能が備わっており、一元管理できる点がメリットです。
売買の一連の管理を1つのシステムで行えるので案件ごとの収支が分かり赤字案件の防止や、例え赤字になってしまった際も原因を分析することができます。
発注管理に特化したシステムを求めている場合は必要な機能が合わない可能性があるため、システム選定の際はシステム化したい範囲を予め定めておく必要があるでしょう。

4.ADMANの発注管理とは

弊社が提供している販売管理システムADMANではどのような管理ができるのか機能をご紹介いたします。
こちらより画面もご覧いただけます。

●案件に関わる仕入情報を複数管理できる
広告や制作など案件型ビジネスに携わる企業様では、案件に関わる仕入が複数あります。複数ある仕入情報を案件に紐づけて管理ができないため、案件の収益がリアルタイムで分からず、いつの間にか赤字案件になっていた、というリスクがあります。
ADMANでは案件に関わる仕入情報を複数紐づけ案件ごとの収益を確認することができます。予定された仕入情報から登録できるので見積段階から案件の収益を確認でき、赤字案件を防ぎます。
また、外部からの仕入れだけではなく社内原価や制作担当者の稼働工数、案件に関わる経費（物品購入費や交通費等）を案件の原価に紐づけられるため、より正確な収支管理が行えます。

●請求書到着の管理
広告業では仕入先からの請求書の到着が遅れる場合もあります。そのため、経理担当者がそれぞれの担当者に請求書の到着有無を確認し手間が掛かっているケースや支払漏れが発生しているケースが見受けられます。ADMANでは仕入先から請求書の到着がされているのか、原価額が決定されているのかを1つのシステム内で確認ができるので、効率的な発注管理を実現します。

●下請法の対応
取引先管理で下請法対象企業の管理ができます。下請法対象企業が支払先の場合、発注書の発行が必須となり支払予定日が60日以上になるとアラートが表示されるようになります。金額が決まっていない場合の発注書は「当初書面」として金額欄をアスタリスクで表示し発行も可能で、金額が決定した際は「補充書面」も発行できます。

5.まとめ

発注管理について基本から効率的な管理方法をご紹介しました。発注管理は人的ミスで業務が滞ったりトラブルが発生したりトラブルが発生しやすいです。仕入情報は経営にも大きく影響するためミスやトラブルを防ぎ、効率的な管理が必要です。
自社の運用フローの見直しを行い、必要に応じてツールを有効活用して正確な発注管理を行いましょう。