予実管理を成功させるには？
成功のポイントと方法をご紹介

予実管理を成功させるには？
成功のポイントと方法をご紹介

予実管理を実践しようとしても続けられない、予実管理に手間がかかっている、このようなお悩みはありませんか？予実管理は、予算を達成し企業成長を促したり、予算と実績の乖離があった時に迅速に対応したりするために必要な管理です。
予実管理を成功させるためのポイントや管理方法を本コラムでご紹介いたします。

目次

1.予実管理とは？

2.予実管理の目的

3.予実管理の進め方

4.失敗してしまう予実管理

5.予実管理を成功させるためには？

6.スムーズな予実管理の方法

7.まとめ

1. 予実管理とは？

予実管理とは予算実績管理といい、その名の通り「予算」と「実績」の管理を行うことです。
事前に設定した予算（売上・利益目標）に対し、実績が予定通り積み上げられているのか、比較・分析を行うことができ、企業の経営目標を達成するために重要な管理です。

2. 予実管理の目的

会社が将来得たい売上目標の数値に対し、実績が達成できているのか定量的に分析し、目標から乖離があれば原因を追究・対策を考えることが予実管理の目的です。

3. 予実管理の進め方

①必要な情報を収集して予算（売上目標）を立てる
予算を立てる際のポイントは、企業としての成長を目指しつつ、現実的に達成可能な予算を設定することです。あまりに大きな予算を立ててしまうと実績が届かず、社員のモチベーションも上がりません。反対に低すぎる予算では企業の成長が見込めず、予算の意味がなくなってしまいます。
現実的に達成可能な予算を設定するには、過去の実績や成長率から大きく離れていないこと、業界や競合他社の実績や成長率から外れていないことが大切です。そのために、予算設定に必要な情報を集め、自社の経営や営業戦略を基に予算設定を行いましょう。

②月次決算を行う
曖昧な実績値では正確な比較はできません。月次決算を行うことで正確な実績値を出し、予算との比較・分析の精度を高めることが可能です。また、もし予算と実績に大きな乖離がある場合は好不調どちらにせよ、早急に対応することもできるでしょう。

③予算と実績の比較と軌道修正
適正な予算を設定し、月次更新にて正確な実績値を出したら、予算と実績を比較します。
比較分析には自社にあった内容で行いましょう。部門別や担当者ごと比較分析が必要なのか、得意先ごとなのか、商品やサービスごと必要なのか。必要な角度の実績データを収集し予算との比較や分析に役立てます。
もし、予算と実績に大きな乖離があれば軌道修正を行います。
業績が芳しくない商品があれば原因を追究し、反対に好調な商品があればさらに業績が伸びるよう工夫することができます。

4. 失敗してしまう予実管理

予実管理を実践しようとしても続けられなかったり、集約したデータの活用ができなかったりと課題も出てきます。このように失敗してしまう予実管理にはどのような傾向があるのでしょうか。

●根拠のない予算設定をしてしまう
予算設定は現実的で達成可能である数値を設定することが望ましいです。そのために過去の実績や競合他社、自社の経営方針等の情報を収集し予算を設定していきます。
しかし、「これくらいあればいいだろう」といった具合に、情報収集を怠り経験値や理想を掲げてしまう会社も多いです。この場合、予算達成できないことが「普通」となってしまい、企業成長も望めなくなってしまいます。

●細かな数字の分析が目的になってしまう
予実管理の目的は予算と実績値の数字を比較し、分析して予算達成に向けた戦略に役立てていくことです。それにも関わらず、細かな数字に気を配りすぎてしまうと本来の目的を見失ってしまうことがあります。数字の差異は材料に過ぎません。本来の目的を見失わないよう、注意しましょう。

●予実管理のデータ集約がうまくいっていない
予算を設定したにもかかわらず、実績値の集計が遅れて比較する間もなく月日が経ってしまうことはありませんか？自社の運用に合わないシステムや管理方法では、せっかくのデータが宝のもち腐れになってしまいます。

5. 予実管理を成功させるためには？

予実管理は企業経営のために重要なデータです。社内の設備投資や人材の確保、新規プロジェクトへの投資等を考えるためにも、予実管理が役立ちます。
この予実管理を成功に導くために下記のポイントを押さえて管理をしましょう。

①適正な予算設定
予実管理を成功させるために最も重要なポイントは適正な予算設定です。あまりにも高すぎる予算では、達成できる意欲が湧かず社員のモチベーションも上がりません。反対に低すぎる予算では、すぐに予算達成ができてしまうため社員の向上心を養ったり、企業成長を促したりすることはできません。
予実管理の進め方にも記載している通り、必要な情報を集めて企業としての成長を目指しつつ、現実的に達成可能な予算設定を行いましょう。

②スムーズな予実管理ができる環境を整える
予実管理の目的は、予算に対し実績が達成できているのか定量的に分析し、予算から乖離があれば原因を追究・対策を考えることです。
予算と実績の比較・分析を早いタイミングでできれば、大きな乖離があった際も適切な対策を検討できますが、比較・分析が遅れてしまうと対処も遅れて対応が間に合わない可能性もあります。実績の集計、予算と実績の比較をスムーズに確認できる環境を整えることによって適切なタイミングでの対応が可能となります。
そのためには、自社に合う予実管理の環境や運用フローを検討し、それに従い進めていく必要があります。

6. スムーズな予実管理の方法

予実管理を行う方法はExcelやシステムを活用する方法がありますがスムーズな予実管理を実現するにはシステム管理がおすすめでしょう。販売管理システムでは、予算設定もでき、かつ登録された実績数値が反映されるので二重入力や多数のデータを閲覧する必要なく、スムーズに予実管理が行えます。

弊社が提供している販売管理システムでは、月単位、年単位の予実管理はもちろんのこと、グラフ化して予算と実績の比較を行うことができます。
また、予算設定を行う際にも前年実績を参考にできるので、適正な予算設定を行う際に資料にも活用いただけます。
詳しい機能はこちらよりご覧ください。

ADMANの予実管理

7. まとめ

予実管理の進め方や成功するポイントをご紹介いたしました。予実管理は予算を達成するためだけではなく、迅速な経営判断にも必要な管理です。予実管理を成功させるためには、適正や予算設定とスムーズな予実管理ができるシステムが必要です。
予実管理に手間がかかっている、予実管理もできるシステムを探している等ございましたら是非、お問い合わせください。