予算管理は難しい？
よくある課題と解決ポイントをご紹介

予算管理は難しい？
よくある課題と解決ポイントをご紹介

経営において欠かせないのが予算管理です。ほとんどの企業で予算管理をしていますが、管理が難しいと感じることはありませんか？本コラムは予算管理に潜む課題に焦点を当て、経営に繋がる効果的な方法をご紹介いたします。

目次

1.予算管理の重要性

2.よくある予算管理の課題

3.予算管理の課題解決のポイント

4.難しい予算管理をシステムで行うメリット

5.難しい予算管理を販売管理システムで効率化

6.まとめ

1. 予算管理の重要性

ほとんどの企業では期初に１年間の予算を立て、予算達成に向け営業活動が行われます。予算管理とは、この設定した予算を達成するために予算と実績を比較し、乖離があった際は原因追及や施策検討を行うことを言います。
企業が経営を続けるためには利益を生むことが必要です。利益創出をするためには、「売上＞原価」でなければなりません。予算管理は企業が利益を生み出すための管理であり、経営を行う上で重要な管理です。

2. よくある予算管理の課題

重要な管理なため多くの企業で取り入れられていますが、予算管理には課題もあります。

適正な予算設定が難しい
だいたい期初に予算を設定し、月毎や四半期、半期、年度末に比較を行い、施策検討や予算の軌道修正等を行います。
売上予算は収入にあたる部分であり、この売上予算の達成を目指すことで企業成長も望めます。売上予算は営業担当者が目標とする数値です。企業成長を目指したいからと言って、あまりにも高い予算では達成できるイメージができず、社員の意欲はそがれてしまうでしょう。反対に、低すぎると達成へのモチベーションが上がりません。
企業成長と社員の意欲を反映した適正な予算の設定に頭を抱える企業も多いです。

部門別の予算編成とそれらを統合した全社予算の管理が手間
担当者や部門での予算を設定したけれど、それらを統合した全社の予算管理に手間やリソースが割かれているという課題です。
主にExcel管理をしていると全体の集約に時間が必要で経営層に情報が届くことが遅れてしまいます。

煩雑な予算管理
Excelで予算管理をしている場合、属人的な管理となることが課題です。担当者が代わると引き継ぎに苦労します。個人の管理に委ねると適正な管理ではなくなり、煩雑な管理の原因にもなります。

事業拡大や組織変更に迅速に対応できない
事業拡大や年度ごとの組織変更の対応にできないケースです。システムを活用していると柔軟に対応ができず、別途Excelで予算管理をするといった二重管理が発生してしまいます。

3. 予算管理の課題解決のポイント

これまで挙げた課題を解決するためのポイントは、自社に合う予算管理方法の選定です。
予算管理の方法は大きく2つに分かれます。
①Excel管理
②システムやツールでの管理

Excel管理では、自在性や汎用性が高いので事業をこれからスタートさせる際には最適です。あらかじめパソコンにExcelもインストールされているので、導入期間を気にすることもありません。新事業のスタートや予算管理をこれから始める際はExcel管理が良いでしょう。

システムやツールを使う場合は導入に期間を要しますが、人的ミスを防ぎ正確で迅速な予算管理を実現できます。また、ルールや管理方法が決められているため担当者の不在や退職後の引き継ぎも手間を省くことができます。
現在の予算管理に非効率さを感じていれば、新たなシステム導入や入替を検討しましょう。

4. 難しい予算管理をシステムで行うメリット

効率的な予算管理には販売管理システム導入がおすすめです。
予算管理が難しいと感じている方に販売管理システムの予算管理のメリットをご紹介します。

人的ミスの軽減
Excel管理ではコピペする数値や箇所に誤りがある可能性があり、数字の信憑性が下がります。販売管理システムでは、あらかじめ見積や請求段階で入力された数字が反映されるの、コピペや入力箇所のミスの発生を防ぐことができます。

予算設定の効率化
予算設定では前年実績を参考に設定することが多いでしょう。販売管理システムでは前年実績の数値をシステム上で閲覧ができ、しかも予算設定にも反映ができます。

部署や支店の数字を素早く集計
部署や支店の集計に時間が掛かると全体の数値にも影響が出てきます。販売管理システムではシステム内に登録されている部署や支社の売上をシステム上で素早く集計することが可能です。余計な確認や催促の手間を防ぐことができるでしょう。

比較・分析の効率化
システム内に予算と実績差異を確認できる帳票やデータ閲覧が備わっているので、簡単に比較・分析ができます。
分析の精度を上げることによって、予算編成の精度も上がるでしょう。

5. 難しい予算管理を販売管理システムで効率化

弊社が提供しているADMANの予算管理では、特に予算管理に関わる2つのポイントがございます。

①予算と実績の比較を効率的に
予算と実績、前年と実績の比較を同時に表やグラフを用いて確認できます。
「予算に比べて実績は劣るけど、前年よりは良い。その理由は何か？」といったように、予算のみではなく前年との比較を含めることでより解像度の高い分析が可能となります。
この比較・分析を基にPDCAを回すことで根拠のしっかりした施策を打ち出すことができます。
次年度の予算編成の精度も上がるため、一歩一歩利益を上げる施策に繋げることができます。

②見込み管理で期末までの推移を確認
当月のみではなく、年度末までの累積や推移を確認できます。見込み管理を行えば、ランクごとの数字も可視化されるので、予算達成に向けた戦略を練ることができます。
予算管理は予算と実績を比較するだけでは十分ではありません。
比較をし、そこから予算達成に向けて施策を検討し実行に移すといったPDCAを回すことが予算管理です。
ADMANのこの2つの機能は予算達成への道筋を明らかにできるので予算管理に役立ちます。

6. まとめ

予算編成やリアルタイムの集計、比較・分析の方法を検討すると予算管理が難しいと感じてしまうかもしれません。予算管理は経営に関わる管理なので、経営層が直接確認できる、又は資料を迅速に正確に作れることが重視されます。
ADMANでは、リアルタイムデータが業績に反映がされるので経営層も直接確認できます。そして、グラフ機能を使って資料を作成も簡単に行えます。
また、弊社は社内に開発担当者がいるので、組織変更などにも対応も可能です。

予算管理に課題を感じていたり、予算管理に関わる機能にご興味を持っていただけたりしましたら、お気軽にお問い合わせください。