売上管理をエクセルで行う方法と課題とは？
正確で効率的な管理方法をご紹介

売上管理をエクセルで行う方法と課題とは？
正確で効率的な管理方法をご紹介

本コラムでは、売上管理の方法や課題をご紹介します。売上管理はエクセルでも十分にできますが、「手間を感じている」「煩雑な管理を変えたい」このような課題もあります。課題に触れて、自社にとってより良い管理ができるようポイントをご紹介します。

目次

1.売上管理とは

2.売上管理を行う方法

3.売上管理をエクセルで行うには？

4.エクセルで売上管理をする際のよくある課題

5.販売管理システムの売上管理とは？

6.まとめ

1. 売上管理とは

売上管理とは、売上目標を達成するために日々の売上を記録し集計を行うことです。そして、売上目標と実績を比較し必要に応じて施策を検討し実行していくことも売上管理の内に含まれます。

2. 売上管理を行う方法

売上管理を行う方法は、エクセルとシステムやツールを活用する方法があります。
エクセルは基本的にパソコンに備わっているので、費用を気にせず始める時期を問わない点が一番のメリットです。しかし、複数人での管理ができなかったり、データ量が多いと破損してしまう可能性もあったりとリスクも伴います。スタートアップや小規模から始めたい企業に合うでしょう。
システムやツールは、導入費用や月額費用が掛かる点が検討材料になります。また、自社に合うシステムの選定や導入から運用が乗るまでの期間が必要な点が懸念点として挙げられます。
しかし、基本機能として売上管理を行えるように組んであるので、難しいマクロを組んだり、専門スタッフを駐在したりといったリソースを削減できます。また、複数人で同時にアクセスできるので、いつでもどこでも売上入力ができ、リアルタイムの情報を確認できる点は大きなメリットです。
中小企業や大企業ではシステムやツールを活用することが望ましいです。

エクセルでの管理もシステムの管理も、どちらもメリットとデメリットはつきものです。売上目標達成を目指し、自社の規模や運用に合った売上管理の方法を選択しましょう。

3. 売上管理をエクセルで行うには？

エクセルで売上管理を行うにはどのような項目が必要なのでしょうか。

■ エクセルで作る売上管理表

自社の業種によっては、上記の項目を取捨選択し売上管理を行います。
上記の管理項目を1つのシートにまとめ、IF関数やCOUNTIF関数、SUMIF関数などを使用し、集計や分析を行います。

関数の経験が多くない場合は、テンプレートも豊富にあるのでそれらを活用しましょう。

4. エクセルで売上管理をする際のよくある課題

エクセルでの売上管理は、費用をかけずにすぐに始められ、汎用性があるので自社の管理に合わせられるといった良い点が多く挙げられます。
しかし、エクセルで売上管理を行う際に出くわす課題もあるのです。

●管理が属人化しやすい
関数やマクロを使用する必要があり専門スタッフに一任され管理方法を共有されず、属人化した管理になってしまいます。専門スタッフが休職や退職となった場合に管理が止まってしまうリスクも考えられます。操作に慣れていない社員にも管理方法を共有できるようにマニュアルなどを準備することが良いでしょう。

●管理が煩雑になる
エクセルシートやファイルが増えてしまうと、どこに・どのファイルがあるのかが不明瞭になりやすいです。そうなると売上入力も面倒となり、結果的に管理が煩雑になってしまいます。
ファイル名や格納場所を明確にすることや、定期的に最新の情報を入力してもらえるように社内の運用の工夫が必要です。

●リアルタイムの情報取得が困難
エクセルは共同で編集ができないので、最新情報を確認するのに時間を要します。売上管理は予算達成に向けて予算と実績を比較し、施策検討を行う時間も確保したいです。より早く最新情報となるように、ここでも社内の運用を工夫が必要でしょう。

●正確な情報なのか？
エクセルでは誤って削除してしまったり、コピペに誤りがあったり、情報が正確であるかが不明確です。
前回のデータと今回のデータとを比較し誤りやミスがないかのチェックも必要です。管理に手間が生じる点も課題に挙げられます。

5. 販売管理システムの売上管理とは？

販売管理システムは、受注から請求、入金管理までの一連の流れを管理できる管理ツールです。売上額や仕入額の管理もするので前年比較や予算比較もでき、販売戦略にも繋がります。
販売管理システムと言っても、一般的な販売業務に特化したシステムや建築用、広告用など業種によって機能が変わります。
ここでは、広告業に特化した販売管理システムの売上管理の方法をご紹介します。

■広告業に特化した販売管理システムの売上管理
〇 売上・原価を1:ｎで登録できる
広告業界は、1つの案件に複数の売上があります。例えば、企画費用や制作物の売上、広告掲出の売上などです。
売上も複数ありますが、原価もまた複数必要です。これら複数の売上・原価をまとめて管理することができます。
1つの案件に紐づく売上と原価を集計し、収益を可視化します。

〇媒体枠の売上管理項目
広告掲出の媒体社や掲出箇所の管理ができます。媒体管理は広告業以外の販売管理システムにはない特別な管理になります。エクセルで項目を設けて管理をすることもできますが、膨大な量が必要となると管理が煩雑になる可能性もあります。システムでは、あらかじめマスタで設定している内容を反映できるので、管理の手間を省くことができます。

〇正確なデータで予算・前年比較が可能
エクセルでは関数やマクロで集計する作業が必要になりますが、販売管理システムでは入力したデータが業績データに反映されます。しかも、計上されたデータをそのまま用いて業績データとして閲覧できるので、情報の正確性が上がります。
企業ごとに集計に必要な情報が異なる場合もありますが、システム内にあるデータはCSVで吐出しも可能です。

広告業向け販売管理システムADMANの機能はこちらから閲覧できます。

6. まとめ

売上管理の方法やメリットや課題をご紹介しました。エクセル管理は手軽さや汎用性がメリットです。システムで管理は効率化や正確さがメリットです。
売上管理の目的である売上目標達成が叶う方法を検討し、売上管理を行いましょう。