工数管理は意味ないのか？
よくある課題と解決策をご紹介

工数管理は意味ないのか？
よくある課題と解決策をご紹介

業務管理や生産性向上のため工数管理を取り入れる企業は多いです。しかし、工数管理をする手間や時間が掛かることから工数管理は意味がないとも言われています。本コラムでは、効果のある工数管理ができるよう工数管理の課題と解決策をご紹介します。

目次

1.工数管理とは

2.工数管理のメリットと重要性

3.なぜ工数管理は意味ないと言われるのか

4.よくある工数管理の課題

5.どうすれば課題を解決し、工数管理ができるのか

6.ADMANの工数管理

7.まとめ

1.工数管理とは

工数管理とは、プロジェクトに関わる人や作業時間、タスク内容を把握し管理をすることです。社内に制作部やクリエイティブチームがあれば、作業に誰がどのくらいの時間を要したのかを管理し案件の正確な収益管理を実現します。

2.工数管理のメリットと重要性

工数管理は正確な収益管理だけではなく、業務効率化や生産性向上にも役立ちます。クリエイティブチームが社内にあったりシステム開発を担っていたりすると、原価は稼働原価が大半を占めます。一見プロジェクト収支は黒字に見えるけど、稼働原価を含めると赤字になっているということも少なくありません。工数管理を行うことで稼働原価がどのくらいかかっていたのかを可視化します。赤字案件の場合は原因分析に役立てられますし、作業スピードや進捗具合をデータで確認できることがメリットです。
稼働原価を可視化すことで、正当な人事評価にも繋がります。どのプロジェクトにどのくらいの作業時間だったのか、データとして残るため根拠のある人事評価ができるでしょう。
社員の得手不得手もデータで見えてくるので、プロジェクトのアサインメンバーを検討する際も有効です。

企業は利益を創出することも目標の1つですが、そのためには社員のモチベーションを保つことや向上することも無視してはなりません。なぜなら、仕事や評価に不満を持っている人が増え退職者も多くなれば、採用活動や育成にも時間やお金をかけなければならなくなるからです。
安定した経営を続けるためにも工数管理は重要なのです。

3.なぜ工数管理は意味ないと言われるのか

正確な収益管理や人事評価が可能となるために、クリエイティブやIT業界以外でも工数管理は重要視されています。しかし、工数管理は意味がないと言われることもあります。その理由は何でしょうか？

工数管理は意味ないと言われる理由は、工数の入力に手間がかかる割に現場へのフィードバックや恩恵が感じられないことが挙げられます。手間を省くために月単位などまとめて入力するので、正確な管理ではなくなり意味を成していないと言われるのです。

4.よくある工数管理の課題

工数管理では下記の課題がよく挙がります。
・工数の入力の手間により正確ではない数値を入力している
・赤字を回避しようと、実際よりも少ない数値を入力してしまう
・管理者側と現場サイドの意識が異なる

工数管理は赤字案件の回避や分析にも役立ち、社内の人事評価にも有効なため管理者は勧めることは多いです。しかし、実際に工数を入力する現場サイドは工数管理の恩恵を感じられず、煩雑な管理になっているケースは多いです。
また、赤字案件を回避するために、実際にかかった工数を減らして入力してしまうこともあります。
このように管理者サイドと現場サイドの工数管理の温度差が工数管理によくある課題です。

5.どうすれば課題を解決し、工数管理ができるのか

課題を解決した工数管理を行うためには、
① 工数管理の目的を周知する
② 赤字案件が発生しても咎めない
③ 適正な工数管理の方法を使用する

① 工数管理の目的を周知する
工数管理の課題を解決し正確な工数管理を実現するためには、まず工数管理の目的を整理し現場に周知することが必要です。
・工数管理をなぜするのか
・工数管理を行うことで会社は何を実現したいのか
・工数管理を行うことで社員の恩恵は何か

これらを経営層と実際に工数を入力する社員で共有を行いましょう。

② 赤字案件が発生しても咎めない
例え稼働原価を含めると赤字案件になったとしても、それを咎めるのではなく「なぜ、赤字になったのか」を分析することをしましょう。工数管理は赤字案件を減少させるのではなく、赤字案件の原因分析に役立てるものです。これを続けると結果的に赤字案件の阻止に繋がります。

③ 適正な工数管理の方法を使用する
工数を入力する負担を軽減するにはツールの活用がおすすめです。工数管理をするメリットとして案件の収益管理ができる点です。案件に紐づけて管理ができるツールや入力の手間を省けるようなツールを活用することで適正な管理を実現します。

6.ADMANの工数管理

弊社でご提供している販売管理システムADMANでは、社内のクリエイティブチームや開発チームの工数をプロジェクトに紐づけて管理し稼働原価を含めた収益管理を実現します。プロジェクトの収益は一覧で表示されるので、赤字案件の確認や赤字になりそうなプロジェクトを早期に発見することも可能です。

登録された工数は担当者別やプロジェクト別などの切り口でデータ出力ができるので、自社の目的に沿って出力したデータを集計することが可能です。
これらのデータを人事評価や指導にも活用いただけます。

＞ADMANの工数管理の詳細はこちら

7.まとめ

工数管理は意味がないと言われる理由は、工数管理をしたい経営層と実際に工数を入力する社員の温度差にあります。しかし、業務効率化や生産性向上など工数管理を行うメリットも十分にあります。
「なぜ工数管理を行うのか」目的を明確にし、社員の入力負担を軽減ができるようなツールで管理をしましょう。
＞工数管理に課題やお悩みがございましたらお気軽にご相談ください。