Excelで販売管理を行う課題と、
販売管理システム導入の効果とは

Excelで販売管理を行う課題と、
販売管理システム導入の効果とは

企業が利益を得るためにも自社の商品が「いつ」・「誰に」・「いくら」で販売したのかを管理する必要があります。この一連の管理を行うのが「販売管理システム」です。
販売管理はシステムを導入せずに、エクセルでも管理は可能ですが、そこには障害もあります。
本コラムではエクセルで販売管理を行う際の課題や販売管理システムの導入効果をご紹介いたします。

目次

1.エクセルで販売管理

2.エクセルで販売管理を行う課題

3.販売管理システム導入の効果

4.まとめ

1．エクセルでの販売管理

汎用性に優れたエクセルは、販売管理を始める際に導入しやすいツールの1つです。広告や制作業など複数の売上・原価の管理が必要な場合は、一般的な販売管理では自社に合わず、エクセルを活用している企業様もいらっしゃいます。

エクセルで販売管理を行うメリットは、汎用性が高く、自由に管理ができるため、業種問わず運用が可能です。また、ネットで検索を行えば、管理票のテンプレートもインストールできるので手軽に始めることができます。
社内用のPCにもともとインストールされていることも多く、コストを掛けずに管理ができることもメリットです。

エクセルで販売管理を行うことは、汎用性の高さやコストがかからないことからメリットもありますが、反対に課題もあります。

2．エクセルで販売管理を行う課題

エクセルで販売管理を行っている企業様でよく伺う課題をご紹介します。

●リアルタイムの情報を更新できない
担当者個人のPCでエクセルを更新し、全社のファイルを書き換えるというフローの場合、なかなか最新の情報を全社に共有することが難しく、特に経営判断が必要な経営層に最新の情報が渡るのが遅くなるという状況が発生します。
複数人でエクセルを共有していても、誤って削除してしまったり、他の担当者が誤って更新してしまったりする可能性があるため、バックアップを常に取る必要があります。

●業績の集計に手間がかかる
蓄積されたデータから担当者やクライアント、売上種目別に業績を見たい場合、集計を行うのに時間と手間が必要です。関数やピボットテーブル、マクロを使用する必要があり、それなりにエクセルを活用できる人でないと正確な集計も難しいでしょう。

●請求漏れのリスクが高い
前回のコラム「請求書を出し忘れてしまうと、どうなるのか？出し忘れを防ぐ方法をご紹介」でもご紹介した通り、エクセルでの管理はシステムに比べ、請求漏れのリスクが高くなります。システムでは請求漏れを確認できる帳票や機能が備わっていますが、エクセルでは人力で請求済みなのかを管理しなければならないため請求漏れのリスクが高くなります。

●エクセルが重くなる
エクセルはファイルサイズが大きくなると動作が重くなってしまいます。データを入力や業績管理をしたいにもかかわらず、エクセルを開くことに時間が掛かってしまうと日々の業務に支障をきたします。データが重くなりすぎて、これまで蓄積してきたデータを損失してしまう可能性もあるのです。

3．販売管理システム導入の効果

エクセルでの管理はコストを抑え、自社に合うように管理することができる反面、課題も多くあることが分かりました。
ここでは、販売管理システムを導入した際に業務がどのような効果があるのかをご紹介します。

●リアルタイムの情報が閲覧可能
販売管理システムを導入することにより、担当者が更新した情報をすぐ閲覧することが可能となります。経営層は常に更新された情報を閲覧することができるため、経営判断に時間のロスがなくなり、状況に応じた判断が可能となります。

●簡単に業績を見ることが可能
販売管理システムでは、登録された売上情報を基に担当者やクライアント、売上種目別などの業績を簡単に確認することが可能です。
期首から期末までの累積や各月の予算、前年実績の比較も販売管理システムなら容易に確認することができます。

●請求漏れのリスクが低くなる
課題でも記載した通り、販売管理システムでは請求漏れを確認できる機能や帳票を搭載しています。五十日に確認することによって請求漏れを防ぐことが可能です。

●案件の収益管理が可能
案件に紐づく売上や売上に紐づく原価を登録することができるため、案件全体の収益はもちろんのこと、各売上の毎の収益を見ることが可能です。また、案件に紐づく稼働工数や経費を含めて収益管理を行うことが可能です。
仮に赤字案件になってしまったとしても、どこに赤字の原因があったのかを確認することができるのです。

●データの蓄積が可能
販売管理システムではデータをデータベースに保存しているため、今まで蓄積された大切なデータを損失するリスクを下げることが可能です。また、蓄積されたデータを簡単に検索することもでき、似た案件はあるか、その時どうだったかを確認することが可能です。

4．まとめ

汎用性がありコストもかからないことから、エクセルで販売管理を行う企業様もいらっしゃいます。しかし、課題で上げたように集計の手間やデータの閲覧・保存を考えると、システムで管理をした方がより効率的です。中小企業様向けの販売管理システムも普及しているため、エクセルでの管理に課題を感じているならば、システムの導入を検討してみることをお勧めいたします。

弊社がご案内している販売管理システムは、広告や制作など案件ベースのビジネスに特化しています。

•案件の収益管理ができていない
•複数の売上・原価の管理が煩雑
•業績を見るのに手間を感じている

など、課題がございましたらお気兼ねなくご相談ください。

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