買掛管理の基本から効率的な管理方法をご紹介

買掛管理の基本から
効率的な管理方法をご紹介

案件を進めていく中で仕入が複数発生します。この仕入れの管理に困っていることはありませんでしょうか。例えば、原価額が確定しているのかを確認する手間があったり、支払漏れの発生してしまっていたり。
本コラムでは買掛管理の基本から効率的な管理方法をわかりやすく解説します。

目次: 1.買掛金とは; 2.買掛管理とは; 3.買掛金管理の目的; 4.買掛管理の方法; 5.ADMANの買掛管理; 6.まとめ

1.買掛金とは

買掛金とは、掛け取引の仕訳に使う勘定科目のことです。掛け取引によって商品を購入した場合に将来代金を支払う義務（債務）を指します。
掛け取引とは、まず納品（商品の引き渡し）が行われ、後日、代金の決済が行われる取引です。多くの仕入れが発生し、その度に精算をしていては自社と取引先の双方で事務の負担が増えてしまいます。掛け取引では支払サイトの則り簡単に取引や経理処理が行えます。

買掛金と同じように「まだ支払っていない」状態を指す、未払金があります。買掛金と未払金の違いは、商品の仕入れに関連しているかです。商品の仕入れに関連していれば「買掛金」、仕入れではなく固定資産（土地建物・機会設備など）や消耗品の場合は未払い金が該当します。
「買掛金」と似た言葉に「売掛金」があります。
売掛金も掛け取引の仕訳に用いる勘定科目です。買掛金は商品購入時に用いる勘定科目ですが、売掛金は商品販売時に用いる科目です。

【関連コラム】
＞＞売掛管理とは？基礎から管理のポイントまでご紹介

2.買掛管理とは

買掛管理とは、支払先からの請求書の内容を基に仕入れの支払や計上を正しい期日で行うことです。また、支払った買掛金に対し正しく会計処理を行います。
もし、支払が漏れていたり正しい会計処理が行えていなかったりした場合は、原因究明し再発防止に繋げます。

一般的な買掛金管理の流れは以下のようなものです。

1．商品の発注

2．商品の仕入れ
このタイミングで仕入れと買掛金を計上します。

3．請求書を受け取る
取引先から請求書を受け取ったら、計上した買掛金と請求書の金額に相違がないかを確認します。

4．支払い
買掛金として計上した金額を支払います。

5．買掛金の残高確認
買掛残高表などを使用して支払い金額の相違や支払い漏れがないかを確認します。ミスを防ぐためにもダブルチェックの徹底やシステム導入で、正確に確認する必要があります。

3.買掛管理の目的

●支払漏れを防ぐ
買掛金はすぐに現金を用意しなくても取引ができることや、事務作業の負担を減らすなどメリットがあります。しかし、取引先との信頼があってこそできる取引です。そこで重要なのが支払期限を守ることです。買掛管理は支払漏れを防ぎ、取引先との関係を維持していく重要な管理です。

●資金繰りの管理
掛け取引によって仕入れを行うと会社としては一時的に借金を抱えた状態となります。十分な管理がされず支払が滞ってしまうと支払額が膨れ上がり経営が圧迫される可能性もあります。
健康的な経営を行っていく上でも買掛管理を適切に行っていく必要があるのです。

4.買掛管理の方法

少し前まではExcelで仕入先ごとの仕入先元帳を作成し管理を行う方法が主流でした。Excelは運用を始めるのにコストもかからず、テンプレートもあるので始めやすいというメリットがあります。
事業が拡大して取引先が増えたり、管理が間に合わなかったりとExcel管理に限界を感じている企業ではシステムを活用し管理を行うことが良いでしょう。
システムでは入力した情報を基に仕入先元帳の作成や原価額が確定しているのか、請求書到着の有無も容易に確認することができるため、効率的に管理ができます。

5.ADMANの買掛金管理

この章では弊社が提供している販売管理システムADMANの買掛管理の機能についてご紹介いたします。

＜支払先からの請求書到着有無のチェックと原価確定＞
ADMANでは、支払先から請求書が届いたのかをチェックできる項目を設けています。
支払先から請求書が営業宛に届いた際は、営業が原価額の確認・確定と請求書到着にチェックを行います。支払依頼書の発行ができるので、支払依頼書と届いた請求書を経理担当者へ共有し、支払依頼を回すことができます。

＜買掛残高表＞
支払先毎に前月の買掛金残高や当月の買掛金発生額、当月の支払額、当月の買掛金残高等を一覧で確認できます。また、全ての支払先を合計した金額を把握することもできます。

＜仕入先元帳＞
仕入先元帳とは取引先ごとに買掛金を管理するための補助簿です。買掛金元帳とも呼ばれます。
ADMANの仕入先元帳は支払先毎に単月、もしくは複数月にまたいで確認することができます。買掛金残高や未払いの買掛金残高の把握、支払履歴を管理します。

案件ごとの買掛管理で支払い漏れを防止！