経理のテレワークを進めるためには？

経理のテレワークを進めるためには？

緊急事態宣言やまん延防止等重点措置が発令され、テレワーク化が進む中、経理のテレワークはなかなか進まないと言われております。
実際、弊社にも出社を余儀なくされている経理・総務担当の方から多くのお問い合わせをいただきます。
紙ベースの業務や社外からシステムへのアクセス等、様々な課題がありますが、解決策はないのでしょうか。
本コラムでは、経理のテレワークについてメリット・デメリットや課題の解決策についてご紹介してまいります。

目次

1.経理のテレワーク化が進まない理由

2.経理のテレワーク化のメリット

3.経理のテレワーク化のデメリット

4.経理がテレワークを進めるためには？

5.具体的な経理のテレワーク導入方法

6.まとめ

1．経理のテレワーク化が進まない理由

①会社に行かないとシステムが触れない
②請求書発行や経費精算がペーパーレス化していない
③入金・支払い処理で出社が必要

経理のテレワーク化の課題として、上記の事柄が多くの割合を締めています。

①の「会社に行かないとシステムが触れない」というのは、社外から会社のシステムへのアクセスが制限されているケースです。
今では多くのクラウド型サービスがあり、社内・社外からもアクセスできますが、昔から使用しているシステムの場合、社外からのアクセスが制限されていることがあります。そのため、テレワークに移行できず出社を余儀無くされているのです。

また、テレワーク化の妨げになっている業務といえば、請求書や経費精算などではないでしょうか。
働き方改革によって電子帳簿保存法の改正が行われ、国としてもペーパーレス化が推奨されています。
請求書の印刷・捺印・郵送という従来の方法を変えることが難しく、ペーパーレス化に切り替えることができない企業様も多いようです。

請求書に関しては発行だけではなく取引先から送付される請求書の受け取りもあります。
郵送されたものを受け取るためや取引先への入金を行うために出社が必要ということも、テレワーク化が進まない要因です。

2．経理のテレワークのメリット

以上のように様々な課題はありますが、経理がテレワークを行うことでメリットがあります。
■メリット
ペーパーレス化の促進
テレワークには紙ベースの書類等を電子化することが必須です。電子化に伴い紙の使用量や印刷の費用が減り、経費削減に繋がります。
また、環境保全への取り組みにもなります。紙の資源である森林伐採が大きな問題となっており、現在の気候変動にも大きく関わっています。
紙の使用量を減らすという小さな取り組みでも、環境保全へ貢献できるのです。

生産性の向上
例えば請求書の場合、今までは請求書の印刷・押印・郵送の準備がありました。この業務をテレワークで行う場合は電子化されるので、印刷や郵送準備等の工数が削減されます。また、請求書の控えをファイリングしていると、保管場所の確保や探したい時になかなか見つからないという手間が発生しますが、電子化されれば保管場所も関係なく検索も容易になるのです。

人材の確保
社会全体の問題の一つに労働人口の減少が挙げられています。中でも経理は深刻な問題です。
労働人口の減少は単に人口が減っているだけでなく、育児や介護の両立の課題や心身の不調により出社することが難しく退職を余儀なくされている方も含まれます。テレワークを行うことができれば、育児や介護との両立や出社が難しい方も退職せず働き続けることができるのです。

3．経理のテレワークのデメリット

次に経理のテレワークのデメリットを見てみましょう。
■デメリット
情報漏洩のリスク
重要な情報を扱う経理業務を社外から行うことは、情報漏洩のリスクもあります。持ち出し可能なノートパソコンやタブレットなどのデバイスの管理、ウィルスの脅威から情報を守るための対策など、社内の運営ルールの見直しや管理の徹底が必要です。

テレワーク環境の整備
自宅で仕事ができるようにパソコンやネット環境を整えることも必要です。社外からシステムにアクセスが制限されている場合は、VPN接続ができるよう準備を行うことも必要でしょう。もしくは、クラウド型のサービスに切り替えることも検討すべきかもしれません。

4．経理のテレワークを進めるためには？

経理のテレワークを進めるポイントは、
・ペーパーレス化
・社外からシステムへアクセス可能にする
まずは以上の2点を進めましょう。

請求書や経費精算の処理を紙で行っている場合は電子ファイルに変更し、デジタルで保管できるよう進めます。
昨今ではクラウド型サービスで請求書などのメール送信ができるシステムもあります。システムであれば、請求漏れやミスを防ぐこともできますし、請求データが蓄積されるため保管に困ることもありません。

また、クラウド型サービスであれば社外からシステムへアクセスも可能となります。社内環境にアクセスするためにVPN接続も有効ですが、デメリットとして多くの人がアクセスを行うと遅延が発生してしまいます。必要な時だけアクセスする場合は問題ありませんが、常時使用する場合はクラウド型サービスの方が効率的だといえるでしょう。

5．具体的な経理のテレワーク導入方法

最後に経理のテレワークを導入するための具体的な方法を2つご紹介したいと思います。

1.クラウド会計システムを導入する
クラウドのサービスを導入すれば、自宅からシステムへのアクセスも容易に行えますし、専用サーバーやシステムを自社で開発するオンプレミスの必要がないので、簡単に導入することができます。
クラウド会計システムの導入時に必要な物はネット環境とパソコンのみとなりますので、気軽に導入できますが、セキュリティがどこまで配慮されているか事前に確認しておくとよいでしょう。

2.社内のキャッシュレスの推進
法人用のクレジットカードの導入はもちろんのこと、諸経費のお支払いをキャッシュレス化にしてもらうことで、紙の領収書が少なくなり、データ上の処理が進みやすくなります。

6．まとめ

日本は感染症以外にも自然災害という脅威にさらされているので、いつでもテレワークができる体制を整えることは決して無駄ではありません。
まずはオフィス勤務とテレワークを掛け合わせた「ハイブリット型」から始めてみるのはいかがでしょうか？

経理のテレワークを行うためには従来の運用ルールを見直しすることも必要です。一から再構築することは大きな手間となるため、パッケージ型システムの導入もおすすめです。
弊社システムADMANを使用しテレワークをされている企業様もいらっしゃるので、ご相談等ございましたらお気軽にお問い合わせくださいませ。

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