工数管理の目的とは？適正に管理する方法をご紹介

工数管理の目的とは？
適正に管理する方法をご紹介

IT業界やクリエイティブ業でよく使用される工数管理は、近年あらゆる業界でも使用され、正確な原価管理や社員への評価に活用されています。しかし、工数管理の方法が適正でなかったり手間が掛かったりし、うまく活用できていない企業様もいらっしゃいます。
本コラムでは、工数管理を適正にできるよう基礎知識から管理方法をご紹介いたします。

目次: 1.工数管理とは; 2.工数管理の目的とメリット; 3.工数管理が難しい理由; 4.工数管理を行うポイント; 5.適正な工数管理の方法とは; 6.ADMANの稼働工数管理; 7.まとめ

1.工数管理とは

工数管理は、プロジェクトに関わる時間や人数といった業務量を管理することです。
「誰」が「どのプロジェクト」に「どのくらいの時間」をかけたのかを可視化することで、仕事量の偏りを防いだり、正当な人事評価に役立てたりすることができます。

2.工数管理の目的とメリット

工数管理の目的はプロジェクトを成功に導くこと、業務効率化・生産性向上です。工数管理を行うことで赤字案件を未然に防ぎプロジェクト成功を実現します。また、工数が無駄にかかっている業務を改善することで生産性向上も期待できます。

工数管理を行うメリットはこちらです。
●見積額の精度UP
担当者によって工数見積もりのズレがあったり、長年の経験と勘だけを頼りにしたせいで赤字になってしまったりすることがあります。工数管理が蓄積されれば、「同じような案件ならこれくらい必要だろう」と赤字を回避した予想を立てることができます。蓄積されたデータを参考にすることによって説得力のある見積を作成することができます。

●業務の偏りを軽減
工数管理によって作業内容や時間を可視化されることにより、1人の担当者が受け持っている業務も可視化されます。誰がどんな案件に関わっているのかがわかるので、過度な業務の偏りを防ぐことができます。

●従業員のモチベーションアップに繋がる
業務の偏りを防ぎ業務効率化も推進されれば社員の負担が減ります。今まで時間を割けなかった新しい技術や知識の習得に時間を当てられるので、社員のモチベーションアップや会社の底上げに繋がります。
また、データに基づいた評価も可能となります。社員は今期どのような成果を出せたのかを明確に記せますし、評価を行う経営層は工数管理がその判断材料にもなります。

●収益UP
蓄積された工数管理のデータを基に分析をし、業務改善や社内ルールの構築により、業務効率化や生産性向上を実現できるでしょう。また、工数管理によって赤字案件を回避できれば、会社の収益も向上します。

3.工数管理が難しい理由

工数管理を行うメリットを理解していても十分に管理できない理由があります。

＜工数管理が難しい理由＞
・工数時間の入力に手間がかかる
・ルールが不明確で工数時間の入力が曖昧

社員が業務を行いながら工数時間を把握し、入力を行うことに手間を感じていたり、そもそもの入力のルールが不明確だったり、工数管理を面倒に感じてしまう場合があります。
これらを解消するためには「社員の業務の偏りを防ぐため」や「正しい評価を行うため」といった目的を周知し、工数入力のルールを明確にすることが重要です。

4.工数管理を行うポイント

工数管理を行うポイントは大きく2つあります。

●発生する作業量を正確に把握する
工数管理を行う最大のポイントは、日々発生する作業量を正確に把握することです。
そのためにまずは、日々発生する工数の入力を正確に行う必要があります。時間をあけてまとめて入力するのではなく、毎日行うことが重要になります。工数管理は入力漏れや、入力遅れが発生することで正確な管理ができなくなってしまいます。管理者だけでなく、関わるメンバーが毎日の入力を徹底するように意識することが大事です。

●工数を情報共有する
工数管理を行う際は、常にチームに関わるメンバー間で情報を共有することが重要です。
管理者が工数管理をしていても、状況を把握できていないメンバーがいれば、正確な工数管理ができなくなる可能性があります。
工数管理の情報を共有することで、プロジェクト等のタスク進捗状況の確認ができ、最適な方法の判断にもつながります。

【関連コラム】
＞＞プロジェクト管理とは？目的や方法、管理方法のご紹介

5.適正な工数管理の方法とは

工数管理の方法にはExcelで管理を行う方法とシステムで管理する方法を2つ紹介します。

●Excel管理
Excelは自在性が高いので必要な管理方法を設定できます。
例えば、タスクを細分化した管理表やプロジェクトの進捗管理を行うガントチャート等、必要に応じて作成ができます。
このように自在性が高い点とエクセルは一般的にパソコンにもともとインストールされているので導入費用も発生せず無料で利用でき、管理をスタートさせたい時にスタートできる点がメリットです。
しかし、最初にフォーマットを作成する必要がある点やファイル破損のリスク、複数人で管理ができない点がデメリットです。

●システム管理
システムに搭載されている工数管理に則って管理ができるので、フォーマットを作成する手間がありません。また、入力漏れや人的ミスを防げますので正確な管理が可能で、分析にも役立てることができます。
システム管理ツールでは手間や漏れを省いたり、複数人で登録が可能であったりメリットは多いですが導入するコストがかかることや自社に必要な工数管理が実現可能か確認する必要があるため選定に時間がかかる点がデメリットです。

工数管理を適正に行うポイントは、以下の2点です。
・入力に手間が掛からないか
・自社に必要な管理ができるかどうか

Excelでは自在に管理ができますが、入力に手間が掛かっては正確な工数管理は実現できません。
入力の手間を減らすためシステムで管理を行っても自社に必要な管理ができなければ無駄になってしまいます。
自社に必要な管理方法を明確にし、Excel管理かシステム管理か、システムであればどのようなシステムがマッチするのか選定を行いましょう。

6.ADMANの稼働工数管理

弊社が提供している販売管理システムADMANでも工数管理ができます。
ADMANは広告業やクリエイティブ業、IT業等の案件型ビジネスに特化したシステムなため、工数を稼働原価として案件に紐づけ、正確な収支管理ができる点が特徴です。

工数管理が必要な社員に対し単価の設定ができ、「単価」×「工数時間」で稼働原価を算出します。この稼働原価は案件に紐づけて、より正確な収支管理を実現します。

ADMANの工数（稼働）管理の詳細は、ADMANの機能紹介ページでご紹介しております。画面キャプチャも掲載しているので是非ご覧ください。

広告やクリエイティブ業では工数管理がとても重要です。特に社内にデザインや制作部門がある場合、原価の大半は稼働原価であるケースも多々あります。対外的に出ていくお金が少ないので案件の利益は出ているように見えていても、稼働原価を加味すると赤字だった、というケースも考えられるのです。
このようなケースを防ぐためにも工数管理を適切に行い、正確な収支管理を実現しましょう。

工数を稼働原価と紐づけて
工数管理と収支管理を両立！

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7.まとめ

工数管理の目的やメリット、管理方法をご紹介しました。工数管理を適正に行うためには、自社に必要な管理項目や運用ルールを明確にすることが大切です。
ADMAN の工数管理は担当者が複数の案件に対して稼働情報をデイリーで入力でき、様々な分析にも役立ちます。ご興味お持ちのお客様はお気軽にお問い合わせくださいませ。

＞＞ADMANの工数（稼働）管理機能はこちら

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