販売管理とは？
業務フローやシステム導入のメリットを解説

販売管理とは？
業務フローやシステム導入のメリットを解説

販売管理は企業に欠かせない業務ですが、管理が難しいとお悩みの方も多いのではないでしょうか。具体的にどのような流れで業務を行い、どのように管理すればいいのか、販売成功させるためのポイントや管理方法を本コラムでご紹介いたします。

目次

1.販売管理とは

2.販売管理を行う目的

3.販売管理のフロー

4.エクセルで行う販売管理の課題

5.販売管理システムのメリット

6.販売管理システムの選び方

7.まとめ

1. 販売管理とは

販売管理とは、企業が商品やサービスを販売する際のお金の流れを管理することを指します。
具体的には、売上高、仕入費用、売掛金/買掛金、など販売に関連する全ての金額を管理することです。これにより、企業は販売活動の成果を評価し、データに基づいて将来の販売戦略を計画することができます。

また販売管理には、販売に関連するリスクの管理も含みます。例えば、売掛金の回収が遅れると、企業のキャッシュフローに影響を及ぼす可能性があり、安定した企業活動ができなくなってしまいます。または売上に対しての人件費を含む原価が把握できていないと、赤字の業務が出てきてしまいます。こうしたリスクを早期に察知し、適切な対策を講じるためにも、販売管理は重要な役割を果たします。
経理業務における販売管理は、企業の財務状況を正確に把握し、経営判断を支えるための基盤となります。

2. 販売管理を行う目的

販売管理を行う目的は、以下の主に3つです。

・お金の流れを可視化するため
企業が最適な販売活動を行うには、損益状況や、在庫数、仕入れ状況などを正確に把握している必要があります。販売管理を行うことで、経営判断に必要なこれらの情報を可視化することができます。

・適切な管理業務の遂行のため
販売活動には営業部門、マーケティング部門、製造部門など、会社中のあらゆる部署がかかわるため、情報が把握しにくく、管理が複雑になります。販売管理を行うことで、状況が把握できるようになり、適切な管理が可能になります。

・利益を上げるため
販売管理には利益向上にも貢献します。適切な販売管理ができていると、需要予測や適正在庫の維持、原価率の把握が可能になるため、利益最大化のための意思決定がしやすくなります。

このように、販売管理は企業活動を最適化するためには欠かせない重要な業務なのです。

3. 販売管理のフロー

販売管理の業務フローは業界や取り扱っている商材によって変わります。
一般的な流れとしては、以下の形で業務が進んでいきます。
仕入管理と在庫管理は、販売管理とは別フローとして、受注、出荷のタイミングで管理していきます。

ここからは、各フローを細かく説明します。

・受注管理
受注管理は、見積もりから商品の受注までの業務を指します。依頼された内容で見積書を作り、双方の合意を得たうえで、契約締結し、社内で受注処理を実行します。

・出荷管理
出荷管理は受注内容をもとに商品・サービスを出荷し、納品を行うことです。
ミスがあると大きなクレームに繋がりやすい業務ですので、納期や納品先住所、商品の間違いがないかなどを確認する必要がああります。

・請求管理
請求管理では、納品後、お客様に請求するための請求書を作成・送付し、入金の確認までを行います。お客様は請求書を受け取ってから支払い処理を行うため、振り込みスケジュールに合わせたスムーズな対応が求められます。
期日を過ぎても入金されない場合は、お客様へご連絡し入金いただくための対応を取ります。また、請求金額や支払い期日などの情報を管理し、適切に記録・保存することも重要な業務となります。

この請求管理は、企業のキャッシュフローを保つ上で非常に重要な役割を果たします。適切な請求管理ができていないと、経営に悪影響を及ぼす可能性があるため、経理業務の中でも特に重視される部分です。

・仕入管理
仕入管理では、商品やサービスを取引先から仕入れる際の一連の流れを管理します。具体的には、商品の選定では、必要な商品の種類や量、価格、品質などを決定します。次に発注では、選定した商品を取引先に発注し、契約を締結します。そして、商品が納品されたら、その数量や品質を確認し、最後に、商品の代金を支払います。

・在庫管理
在庫管理では、商品や部品、原材料などの在庫を適切に管理し、必要な時に必要な在庫量を確保するための業務です。また、入力ミスや紛失などによりデータ上の数値と実際の在庫数に差異が出てしまう場合があります。そのため、現地に赴いて実際の在庫数を確認する「実地棚卸」を行い、定期的に正確な在庫数を把握する必要があります。

4. エクセルで行う販売管理の課題

多くの企業が使用しているエクセルは汎用性が高く、自由に管理ができるため、幅広い業種で自社にあった運用ができます。一方で、エクセルは販売管理専用のツールではないため、運用していく中で以下のような課題が出てきます。

・リアルタイムの情報を更新できない
・業績の集計に手間がかかる
・エクセルが重くなる

このようなエクセルのメリット・デメリットを理解した上で、会社の規模感や求められるリアルタイム性など状況に合わせて販売管理システムの導入も検討できるとよいでしょう。

5. 販売管理システムのメリット

前述のようなエクセル管理の課題が解決できるのが販売管理システムです。販売管理システムのメリットをご紹介します。

1．業務効率化
販売管理システムは、在庫管理、受注管理、売上管理などの販売管理に必要な一連の業務を一元管理することができます。こ管理状況をいつでもチェックできるので、確認・修正にかかっていた時間が削減でき、業務のスピードアップを図ることができます。

2．人的ミスの防止
エクセル管理だと手入力のため、タイプミスによる数値の誤りや、関数エラー、データを誤って消してしまうなど、様々な人的ミスが発生します。しかし、販売管理システムでシステム化することで上記のようなミスを極力減らすことができるようになり、より精度の高い販売管理が実現できます。

3．リアルタイムなデータ活用
システム化することで受発注や入金状況がリアルタイムで分かるので、経営状況の把握・改善をスピーディーに行えるようになります。このようなデータを販売戦略に生かすことで、利益の最大化を図ることができます。

6. 販売管理システムの選び方

販売管理システムには様々な種類があるので、自社に最適なものを選定し、導入する必要があります。販売管理システムを選定する際のポイントを2点ご紹介します。

1．自社の業種に合っているか
自社の業種に合っているかは、使いやすさだけでなく適切な販売管理にもつながります。必要な機能がない、カスタマイズに無駄なコストがかかる、といったこともありますので、自社の業種に求められる機能を洗い出して、それを満たした販売管理システムを選ぶことが重要です。

2．パッケージ型／スクラッチ
販売管理にはパッケージ型とスクラッチ型の2種類があります。それぞれメリット・デメリットがあるため。予算や導入時期に合わせて自社に最適なほうを選びましょう。

7. まとめ

販売管理についてご紹介いたしました。販売管理は経営戦略としても重要ですので、正確さと業務効率化を図れる販売管理システムの導入がおすすめです。
広告業にマッチした販売管理システムをお探しの方は、ぜひお問い合わせください。